La newsletter, una prospettiva giuridica

di Giuseppe Virgallita

Nell’articolo precedente ci siamo occupati del rispetto del GDPR nel marketing diretto.

Stavolta invece abbiamo pensato di parlare degli strumenti di marketing che l’azienda può utilizzare per divulgare le sue attività.

La newsletter è un ottimo strumento. Vediamone la prospettiva giuridica.

La newsletter è uno dei migliori strumenti di e-mail marketing, è il mezzo con il quale una azienda riesce adeguatamente a gestire, coltivare e rendere più solide le relazioni con il proprio target di utenti, mantenendo tuttavia contenuto l’impatto sulle risorse economiche a sua disposizione.

Ma cosa si intende per newsletter?

Il servizio di newsletter consiste nell’invio di comunicazioni elettroniche a seguito dell’espressa richiesta da parte del destinatario. L’utente che sceglie di iscriversi alla newsletter, nel momento di invio del modulo di iscrizione alla stessa, deve prendere visione dell’informativa privacy ed inviare poi, se lo desidera, i propri dati personali.

I dati raccolti dall’azienda al momento della sottoscrizione della newsletter (in genere nome, cognome, e-mail) devono essere proporzionati rispetto alle finalità. Ossia, i dati raccolti devono essere solo quelli strettamente necessari per l’invio della newsletter. Qualora si intenda trattare i dati anche per ulteriori finalità, ad esempio per la profilazione, sarà necessario un ulteriore consenso, separato e specifico.

Alla base dell’invio della newsletter,  ci deve essere una privacy policy aziendale esaustiva e conforme alla normativa europea e nazionale. Quando vengono trattati dati personali, infatti, ogni azienda ha l’obbligo di informare gli utenti in merito a tutte le attività svolte con le loro informazioni private. Dunque è opportuno per l’azienda dotarsi di un testo indicato come “Privacy Policy”.

Alcune legislazioni, in maniera ancora più dettagliata e stringente, richiedono che l’utente sia anche attentamente informato sulla metodologia di revoca del consenso.

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), una privacy policy aziendale per essere efficace, deve essere semplice, lineare e facilmente comprensibile.

La policy, per essere fedele alle richieste, dovrà specificare i seguenti punti:

  1. l’elenco dei dati trattati;
  2.  le modalità di trattamento di tali dati;
  3.  le finalità di utilizzo, ovvero se l’intenzione è di trattarli per l’invio di newsletter o per altri scopi commerciali;
  4.  i servizi utilizzati di proprietà di terze parti;
  5.  i diritti degli utenti in relazione alla concessione del consenso sull’utilizzo dei dati personali;
  6.  le modalità di gestione delle richieste ricevute da parte degli utenti sull’esercizio dei loro diritti;
  7.  gli strumenti di comunicazione che vengono utilizzati, come le e-mail o la posta ordinaria per esempio;
  8.  l’elenco di tutte le misure di sicurezza adottate;

La normativa del GDPR, ai sensi degli artt. 12, 13 e 14, stabilisce, inoltre, che il testo della privacy policy debba essere facilmente visibile agli interessati e consultabile in qualunque momento nel sito web aziendale.

Affinché vi sia la più totale compliance ed aderenza alla legge sul trattamento dei dati personali, è consigliabile inserire il link alla policy anche in calce al modulo (c.d. form) di iscrizione alla newsletter e nelle comunicazioni e-mail stesse.

Come gestire il contenuto di una newsletter per essere a norma di legge.

Secondo la normativa europea del GDPR, vi sono delle linee guida da seguire in un’ottica antispam. I punti cardine di queste linee guida possono essere così riassunti:

  1. è indispensabile fornire l’essenziale link di annullamento all’iscrizione effettuata in precedenza. Questa opzione deve essere chiara, lineare, comprensibile e soprattutto ben visibile, oltre che agilmente accessibile. Secondo i dettami normativi previsti dal GDPR, una volta che l’utente richiede la cancellazione dal servizio, possono passare massimo 30 giorni affinché il cambiamento sia effettivo. Gli utenti interessati, infatti, si aspettano un provvedimento urgente ed immediato, pertanto è sempre meglio essere molto reattivi in questo senso;
  2.  è necessario palesare il mittente con l’aggiunta di un indirizzo postale fisico e valido;
  3.  la natura del messaggio deve essere esplicita.

Conseguenze legali in caso di non conformità alla normativa

La non conformità alla normativa europea prevista dal GDPR comporta multe che partono da decine di migliaia di euro, sino ad arrivare a diversi milioni, oltre a verifiche periodiche successive.

Il GDPR permette agli utenti interessati di sporgere formale denuncia se hanno il sentore che qualcuno abbia violato le norme sul trattamento dei propri dati personali. Ricevuta la segnalazione, l’organo competente (nello specifico l’Autorità Garante per la Privacy) potrà svolgere una verifica e, qualora accertasse la violazione, potrebbe interdire l’utilizzo di tutti i dati raccolti, causando danni maggiori e ben più gravi rispetto alle sanzioni monetarie.

Inoltre, chi viola tali norme può incorrere nella cessazione, talvolta anche in modo permanente, dei servizi erogati da parti terze.

Infine, l’assenza di un adattamento alla legalità porta senza ombra di dubbio ad un danno di reputazione, con ingenti danni a livello commerciale.

Come rendere la propria newsletter conforme alla normativa del GDPR

Ricapitoliamo! Per rendere una newsletter conforme alla legislazione riguardante il trattamento dei dati, occorre:

  1. Definire di cosa ci occupiamo, quali dati personali abbiamo interesse a raccogliere e per quale scopo. Inoltre, è bene mettere a conoscenza tutti i propri contatti riguardo la tipologia di newsletter che andranno a ricevere, così come il metodo di consegna delle comunicazioni.
  2. Informare i nostri utenti riguardo ad eventuali fornitori terzi con i quali collaboriamo per gestire il flusso ed il monitoraggio delle e-mail. I loro link devono essere tassativamente documentati nel testo della privacy policy aziendale.
  3. Ottenere un preventivo consenso per il trattamento dei dati personali, dopo aver dato informazioni chiare, dettagliate, precise e specifiche sulle intenzioni aziendali.
  4.  Predisporre un link di revoca del consenso, chiaramente visibile, comprensibile e che sia disponibile sulla newsletter.
  5.  Archiviare in un registro tutti i consensi ottenuti. Senza questa preventiva documentazione i consensi non sono ritenuti in alcun modo validi dalla normativa europea GDPR.

Bene, speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a navigare il mare della normativa sulle newsletter. L’adeguamento alla normativa GDPR è un passo indispensabile per svolgere in maniera corretta le operazioni di e-mail marketing.

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Redazione 24 Febbraio 2021 0 Comments

Il rispetto del GDPR nel marketing diretto

Di Giuseppe Virgallita

Nell’ articolo precedente abbiamo parlato del diritto allo smart working e la sua regolamentazione.

In questo articolo vi parliamo del rispetto del GDPR nel marketing diretto.

Il marketing è l’insieme delle azioni volte al piazzamento di prodotti o servizi da parte di imprese.

Esistono due tipi di marketing, quello diretto e indiretto.

Il marketing diretto si ha quando le azioni sono messe in atto direttamente dall’azienda interessata a vendere il prodotto o il servizio. Mentre quello indiretto si ha quando intervengono degli intermediari fra venditore e consumatore. In entrambi i casi l’azienda ricorre a strumenti ed azioni per raggiungere il proprio target. Questo lo fa attraverso la gestione dei feedback e la misurazione dei risultati di campagna. Le aziende solitamente utilizzano la prima tipologia, il marketing diretto dunque, che genera il maggior impatto sulla protezione, conservazione e gestione dei dati.

Il marketing e la gestione dei dati.

 

Le attività di gestione e di trattamento dei dati personali  sono ritenute assai critiche per il marketing e hanno imposto un’attenzione particolare da parte dell’Autorità Garante per la privacy alla luce del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Inoltre, la diffusione di nuovi canali di promozione commerciale, soprattutto per le imprese medio piccole, assume un ruolo centrale sia nella normativa del GDPR, che nella normativa italiana di attuazione.

Il rispetto del GDPR nel marketing diretto è funzionale al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Ad esempio, un qualunque messaggio pubblicitario inviato rispettando i principi generali in materia di trattamento dati, risulta sicuramente molto più efficace e permette al titolare del trattamento di progettare le proprie strategie di marketing in maniera più incisiva e sicura, evitando di incorrere in sanzioni. Il trattamento dei dati in ambito di marketing deve basarsi su una delle basi giuridiche previste dall’art. 6 del GDPR. Fra di esse rientrano, ad esempio, il consenso, il legittimo interesse, gli obblighi derivanti dalla legge e tutti gli obblighi inerenti al rapporto contrattuale con l’interessato.

L’art. 47 del GDPR prevede che “può essere considerato legittimo interesse trattare dati personali per finalità di marketing diretto”.

Tuttavia, questa affermazione non può prescindere dalla Direttiva sulla e-privacy 2002/85/CE che disciplina le comunicazioni per scopi e finalità di marketing tramite sistemi automatizzati.  Il trattamento di questi dati, dunque, deve continuare ad essere gestito previa acquisizione del consenso di cui alla Direttiva e-privacy.

L’obbligo di fornire una informativa dettagliata, con termini semplici, diretti e chiari, era peraltro già previsto dalla normativa precedente al GDPR, che ne rafforza l’obbligo negli artt. 13 e 14 dello stesso Regolamento. Viene specificato, inoltre, che l’informativa deve essere trasparente e comprensibile, oltre che facilmente accessibile all’interessato.

Il consenso al trattamento dei dati.

 

Il consenso al trattamento dei dati deve essere libero, specifico, informato e manifestato con una dichiarazione o azione positiva inequivocabile. Per le finalità di marketing si deve sempre gestire il consenso in modo tale che la persona che lo conceda possa decidere in piena autonomia se e quando revocarlo; inoltre, deve poter decidere se autorizzare o meno il trattamento per le diverse finalità per cui sia richiesto.

Molto importanti sono gli artt. che vanno dal 15 al 22 GDPR, in quanto specificano tutti i diritti degli interessati che devono essere garantiti in ambito di trattamento dati. Nel marketing, in particolare, occorre prestare particolare attenzione al diritto di opposizione. L’interessato, infatti, potrà in qualsiasi momento validamente opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ai sensi dell’art. 6 del GDPR. L’interessato potrà esercitare tale diritto in ogni momento, anche con l’ausilio di mezzi automatizzati. Ne è un esempio tramite il link per cancellarsi dalle mailing list.

Anche per tutte le attività di marketing valgono le prescrizioni previste dagli artt. 44-50 GDPR. I dati personali dell’interessato, infatti, non possono essere trasferiti nei paesi esteri, senza la previa verifica della sussistenza di idonee garanzie previste dalla normativa europea.

Il trattamento dei dati per le attività di marketing rientra fra i trattamenti da documentare e tracciare attraverso la redazione del Registro del trattamento, di cui all’art. 30 GDPR. Sarà obbligo del titolare e del responsabile del trattamento tenere aggiornato il registro. Se l’attività di marketing è svolta da soggetti terzi, questi andranno indicati nell’apposito registro.

I dati, inoltre, devono essere protetti con adeguate e pertinenti misure di sicurezza, la cui adeguatezza e pertinenza devono essere proporzionali al relativo rischio al trattamento, ai sensi dell’art. 32 GDPR. Queste misure di sicurezza possono essere di vario genere, da scegliersi in funzione della tipologia dei dati trattati e della dimensione dell’azienda.

Eventuali violazioni dei dati, “data breach”, dovranno essere segnalate entro 72 ore all’Autorità Garante per la privacy e, in casi specifici, anche agli stessi interessati, ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR.

E per quanto riguarda i dati pubblici?

 

Oltre ai dati  “comuni e standard” trattati mediante il consenso espresso dagli interessati, assume particolare rilevanza la questione legati ai dati pubblici. Parliamo ad esempio, di quelli resi noti e pubblicati all’interno di albi professionali ed elenchi, facilmente accessibili e raggiungibili da chiunque. Per la loro gestione è comunque necessario il consenso, il quale deve essere preventivo, libero, specifico, non equivocabile ed informato da parte del soggetto interessato.

L’Autorità Garante, nel fornire le proprie motivazioni, si basa sui principi che reggono tutta l’impalcatura della normativa GDPR, ossia quelli di correttezza, finalità, liceità e trasparenza. Dunque, i dati “vengono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, e vengono raccolti per specifiche finalità, esplicite e legittime, successivamente trattati in modo che non siano incompatibili con le predette finalità”.

Il trattamento dei dati pubblici per fini commerciali e di marketing è lecito solo se la disciplina che ne regolamenta la fonte, indichi espressamente se tali possano essere trattati per fini di marketing. Sempre inoltre, che le attività commerciali siano direttamente funzionali all’attività dell’interessato che ha prestato il consenso all’inserimento dei propri dati all’interno degli appositi elenchi.

Perché il GDPR è così importante per il marketing diretto?

 

Alla luce di quanto detto sinora, appare evidente l’importanza che riveste l’impianto normativo del GDPR nel campo del marketing, soprattutto quello diretto. Il titolare del trattamento dati dovrà adeguare tutto l’assetto aziendale al principio di responsabilizzazione, la arcinota “accountability”, che permea l’intero Regolamento Europeo. Nello specifico, il titolare dovrà aver cura di riportare all’interno della informativa privacy, tutte le informazioni e le valutazioni effettuate relativamente al perseguimento di un proprio legittimo interesse, finalizzato allo svolgimento di attività di marketing diretto. Il tutto al fine di favorire il corretto sviluppo di iniziative pubblicitarie e attività commerciali senza una invasione smisurata dei diritti e delle libertà dell’interessato, così da rendere l’attuale quadro normativo il più chiaro e trasparente possibile.

IWS Consulting si adegua e promuove l’aderenza al GDPR anche in tema di marketing diretto.

Nel prossimo approfondimento ci occuperemo ancora di marketing, stavolta focalizzando l’attenzione sulla gestione delle mail.

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Redazione 29 Gennaio 2021 0 Comments

Smart Working e Privacy, temi per il post-pandemia

di Giuseppe Virgallita

Smart working e privacy sono tra i temi più discussi di questo periodo, complice la pandemia da Covid-19 che ha stravolto le modalità di lavoro.

In termini pratici si tratta di una modalità lavorativa per la quale i lavoratori operano da una sede diversa da quella legale. Lo smart working sembra essere la novità del 2020, tuttavia in passato era già stato utilizzato da alcune aziende. Oggi si rivolge per lo più ad attività di natura impiegatizia. Utile a conciliare e bilanciare lo stile e le aspettative di vita con il lavoro, rappresenta un benefit per il lavoratore e una strategia di ottimizzazione per l’azienda.

Smart Working e Privacy

Lo smart working è diventata una modalità capace di garantire la continuità lavorativa pur permettendo ai lavoratori di restare nelle proprie abitazioni. Ciò riduce le possibilità di contagio e permette all’azienda una più efficace applicazione dei protocolli di sicurezza.

L’azienda deve fornire precise e puntuali istruzioni sullo smart working.

Dalla predisposizione dell’ambiente di lavoro alla sicurezza, del lavoratore e dell’azienda.

Una delle problematiche poste dallo smart working concerne il tema della privacy dei dati, dunque è opportuno inquadrarne i riferimenti normativi e delle linee guida.

La Legge del 22 maggio 2017 n.81 “Misura per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” ha introdotto il regolamento formale sullo smart working.

In questo contesto, il tema della privacy e della riservatezza dei dati personali assume particolare preminenza sia per il lavoratore, sia per l’impresa. Quest’ultima tende a rinunciare ad una parte del suo potere ispettivo e di controllo divenendo, così, un soggetto particolarmente vulnerabile ad attacchi da parte di hacker esterni, tanto da ritenere irrinunciabile una più penetrante e incisiva collaborazione con gli smart workers, chiamati ad adottare una condotta attenta e  più diligente circa la custodia, l’utilizzo e la tutela dei dati trattati.

Ecco gli accorgimenti fondamentali da seguire:

  1. Predisposizione di una efficiente policy aziendale recante una serie di elementi essenziali che rispondano agli obblighi di informativa facenti capo al datore di lavoro. Il datore deve indicare le specifiche linee guida di comportamento per garantire la puntuale esecuzione della prestazione lavorativa, nel rispetto dei parametri di sicurezza. Inoltre, l’azienda deve suggerire accorgimenti e regole per l’utilizzo degli strumenti di lavoro, gestione di password, protezione di file e documenti, e l’utilizzo di Internet e della posta elettronica. Deve, inoltre, indicare in maniera esplicita le conseguenze disciplinari in caso di violazione delle regole di comportamento , e le modalità di conservazione dei relativi dati.
  2. Valutazione preventiva, in alcuni casi tassativamente obbligatoria, di impatto sulla protezione dei dati, ai sensi dell’art. 35 GDPR. Dunque, la predisposizione di una procedura che descriva i trattamenti dati effettuati in termini di natura, ambito, contesto, finalità e rischi. Ciò è utile per valutarne la necessità, la proporzionalità e i rischi relativi, al fine di adottare tutte le misure di sicurezza idonee ad affrontarli.
  3. Predisposizione di una procedura specifica in caso di “data breach”, ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR. I lavoratori ne devono essere informati per dare tempestiva informazione nel caso in cui si verifichi una violazione dei dati personali.
  4. Predisposizione e redazione di una adeguata informativa sulla privacy, aderente ai dettami degli artt. 12 e 13 GDPR, da fornire al singolo lavoratore circa il trattamento dei suoi dati personali.

Dunque, il lavoro agile è stato caratterizzato dall’applicazione di regole basate sulla buona fede, più che su parametri normativi precisi.

Il dialogo continuo e costante dovrà essere alla base dello smart working. Affinché diventi una soluzione per il lavoratore e l’azienda senza rinunciare alla sicurezza e alla protezione dei dati aziendali.

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Redazione 15 Dicembre 2020 0 Comments

Gdpr e risorse umane: la nuova privacy

di Giuseppe Virgallitta

Dall’entrata in vigore nell’ordinamento italiano del nuovo GDPR – Regolamento UE n. 679/2016 per la tutela e protezione dei dati personali ormai sono passati quasi due anni.

Tutte le aziende e la PA hanno intensificato i processi relativi alla gestione e protezione dei dati e della privacy, soprattutto di quelli che vengono trasmessi via web.

Il GDPR, infatti, promette di rivoluzionare le modalità di raccolta, gestione, diffusione e archiviazione dei dati personali, impattando su tutta la vita dell’impresa.

Oggi la materia del trattamento dei dati personali e della tutela della privacy è ancora più centrale in virtù delle nuove modalità di lavoro agile introdotte a causa della pandemia di Coronavirus: per esempio, i dipendenti delle aziende lavorando da casa, utilizzano device che non sono aziendali e quindi potrebbero essere più facilmente preda di hacker senza averne consapevolezza.

Si tratta, di una norma che sovrappone e incrocia diversi ambiti lavorativi che spaziano dall’Information Technology al settore vendite, dal commerciale al marketing, sino ad arrivare alla compliance.

Tutti, quindi, devono fare i conti ed essere costantemente aggiornati sulle evoluzioni di questo strumento legislativo.

A tal scopo, molte aziende, sia pubbliche che private, si stanno rendendo conto della necessità di una figura che faccia da raccordo fra tutte le altre: molto spesso la scelta ricade sul Responsabile delle Risorse Umane che può svolgere questo delicato ruolo di garante.

I responsabili HR sono tradizionalmente considerati il fulcro della vita aziendale e riforme paragonabili al GDPR trovano in queste figure professionali i gestori ideali.

Infatti, il GDPR impone chiarezza di ruoli e di organizzazione: per funzionare in modo adeguato, la privacy in azienda ha bisogno di un organigramma dettagliato con le relative nomine ed incarichi.

Inoltre, il responsabile delle risorse umane ha a suo carico anche le comunicazioni verso i dipendenti e la formazione in materia di corretto trattamento dei dati.

Analogo discorso di organizzazione e monitoraggio continuo si può e si deve applicare al registro dei trattamenti dati della società, documento principale per dimostrare dinanzi all’Autorità garante, il rispetto dei requisiti tratteggiati dal GDPR.

Orbene, tutti questi compiti devono essere svolti ed eseguiti con attenzioni finora sconosciute, secondo i nuovi requisiti previsti dal regolamento ed in un’ottica di proceduralizzazione e armonizzazione con tutte le altre figure dei diversi ambiti aziendali.                                                                                     

Il 33% dei Responsabili HR è preoccupato riguardo ai dati sulla privacy

La nuova centralità del ruolo degli HR, con riferimento ai nuovi obblighi imposti dal GDPR, sembra poi essere confermata da alcune disposizioni normative del recente D. Legislativo 101 dell’agosto 2018, di adeguamento e armonizzazione della normativa nazionale al GDPR stesso.

In particolare, l’art. 17 del suddetto decreto legislativo impone l’applicazione generale (salvo alcune eccezioni) del rito del lavoro alle controversie in materia di protezione e gestione dei dati.

Appare naturale che, per la peculiarità del rito e per le conoscenze specifiche che detto rito impone, le controversie in questo ambito sono affidate ad avvocati giuslavoristi.

Altrettanto naturale è che detti professionisti del diritto, molto spesso, sono supportati da chi le aziende le conosce e che a sua volta conosce il rito: il responsabile della gestione del personale, appunto.

I responsabili HR, infine, devono al più presto rivalutare il loro attuale processo di recruiting, assicurandosi di avere l’appropriato controllo degli accessi in atto e il giusto livello di sicurezza commisurato al tipo di dati elaborati, al fine di soddisfare tutti i requisiti imposti dal GDPR.

In conclusione, è evidente, perciò, che le nuove disposizioni previste non solo dal GDPR, ma anche dal Codice Privacy, così come modificato e integrato dal D. Lgs.101/2018, implicheranno una nuova sfida tanto per le aziende, quanto per i responsabili delle risorse umane.                                                              

Un rinnovamento che non potrà non giovare a un ruolo da sempre al centro della vita aziendale, ma che, soprattutto negli ultimi anni, è stato un po’ troppo sottovalutato, “svuotato” e relegato ai margini della stessa.

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Redazione 27 Ottobre 2020 0 Comments

GDPR per il settore dell’E-commerce: la rielaborazione dei dati in modo conforme alla norma.

Trattare il tema del GDPR per il settore dell’E-commerce: la rielaborazione dei dati grezzi atti a popolare i Data Warehouse in modo conforme alla norma.

 

Ad un anno dall’entrata in vigore del nuovo Regolamento per il trattamento dei dati, il team dell’Area Analytics di IWS Consulting, di concerto con l’Area Document Management ci spiegano l’approccio usato con il cliente.

 

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento UE 2016/679, noto come “GDPR” (General Data Protection Regulation), in materia di trattamento dei dati personali. Il GDPR si occupa del diritto alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

 

Il Regolamento, tuttavia, non ha modificato in modo sostanziale i concetti e i principi fondamentali della legislazione in materia di protezione dei dati, come ad esempio il rispetto del diritto delle persone, la finalità del trattamento dei dati, la necessità e la proporzionalità del trattamento, la durata limitata, la sicurezza e la riservatezza.

 

Tra i nuovi principi introdotti, parimenti importanti, di seguito alcuni:

 

• Il principio di accountability (o principio di responsabilizzazione);

• La minimizzazione dei dati;

• Il diritto all’oblio;

• il diritto alla portabilità dei dati;

• La notificazione dei data breach al Garante e, in talune ipotesi, agli interessati.

 

Una delle conseguenze della declinazione del Regolamento europeo nella normativa italiana, naturalmente, è stato il repentino adeguamento che le aziende che acquisiscono e trattano dati personali, e soprattutto “particolari”, hanno dovuto effettuare per risultare compliant: tanti piccoli aggiustamenti relativi ai propri sistemi software. IWS Consulting, già attenta ai problemi della riservatezza e della sicurezza del trattamento del dato, si è volta alle nuove sfide del mercato lavorando a un progetto inerente la compliance del trattamento dei dati con il GDPR per una nota azienda internazionale, leader nel mercato dello shopping on-line e dell’informazione, coinvolta dall’adeguamento normativo.

 

La soluzione, incentrata su uno dei nuovi concetti introdotti dal GDPR, quello di Privacy By Design, ha previsto la programmazione di misure di protezione dei dati e delle relative applicazioni informatiche di supporto, partendo dalla fase di progettazione di ciascun processo aziendale.
In sintesi, i dati processati sono stati quelli indispensabili allo svolgimento degli obblighi professionali e l’accesso alle informazioni è stato limitato esclusivamente agli addetti allo svolgimento dell’elaborazione.

 

Tale progettazione è basata sui seguenti steps:

Superata la fase di progettazione, elaborata step by step in maniera sinergica con il Cliente, si è passato allo stadio successivo, quello applicativo. In pochi mesi il team dell’Area Analytics è riuscito a raggiungere l’obiettivo prefissato: una rielaborazione dei dati grezzi atti a popolare i Data Warehouse conformi alla normativa GDPR, anonimizzando i dati sensibili degli utenti e fornendo solamente le informazioni strettamente necessarie ai vari reparti aziendali. Effettuando tale reingegnerizzazione, inoltre, sono state apportate modifiche sul design progettuale, linearizzando e de-stratificando l’ambiente As-Is.

 

La soluzione implementata ha portato i seguenti vantaggi:

 

• Diminuzione del tempo di elaborazione;

• Migliori performance per gli utenti finali.

 

Per raggiungere tale obiettivo, è stato utilizzato il tool applicativo “Knime”, partner storico di IWS che, grazie alle sue funzionalità, sia in ambito ETL che B.I., ha consentito uno sviluppo lineare e leggibile dei flussi sviluppati. Il progetto, grazie alle sue scelte innovative, agli ottimi risultati ottenuti a livello di tempistiche di realizzazione, di risultati complessivi di realizzazione e di livello di soddisfazione del Cliente, è stato presentato come esempio di “buona pratica” all’evento ‘KNIME SPRING SUMMIT’, svolto lo scorso mese di marzo a Berlino.

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Redazione 22 Maggio 2019 0 Comments

Il diritto alla protezione dei dati personali: una opportunità per ripensare (a)i sistemi documentali.

Il diritto alla protezione dei dati personali: una opportunità per ripensare (a)i sistemi documentali.

*Francesca Blasetti Archivista senior della Ab-Archivibiblioteche, partner di Iws Consulting.

 

Il nuovo Regolamento generale europeo per la protezione dei dati personali- GDPR, dall’acronimo inglese (Regulation EU 216/679) – ha scatenato un gran fervore di dibattiti, workshop, webinar.

Mediante l’offerta di innumerevoli servizi e prodotti (consulenza legale, corsi di formazione, software per la gestione del rischio e per la sicurezza informatica, pacchetti “all inclusive” e “chiavi in mano”) il mercato promette di risolvere “per sempre” il “problema GDPR”. E’ proprio così?

 

Premessa

 

In queste righe si vogliono esaminare gli effetti che le recenti disposizioni sulla privacy, introdotte in base a una rinnovata prospettiva del principio dell’accountability, comportano nella gestione, tenuta e organizzazione dei documenti e degli archivi.

Si intende dunque spostare il punto di vista sul vero protagonista: il documento, ovvero il mezzo utilizzato dalle organizzazioni pubbliche e private per veicolare nello spazio e nel tempo le informazioni (tutte: comprese quelle personali) trattate nell’esercizio delle funzioni istituzionali e nelle attività di business.

I vincoli imposti dal GDPR divengono così una importante opportunità per porre al centro delle Organizzazioni il sistema documentale e ottenere che il rispetto delle norme non complichi ma, al contrario, renda più agevole e razionale la gestione dei flussi e il “governo” dei dati.

 

1. Alcune definizioni: dato, dato personale, documento, archivio

Innanzitutto è necessario sgombrare il campo del dibattito da possibili confusioni interpretative sugli “oggetti” della nostra riflessione

– il dato, in particolare nella specifica accezione di “dato personale”;

– il documento;

– l’archivio.

Il riferimento, nel titolo stesso del Regolamento europeo, alla protezione dei dati personalipotrebbe ingenerare la convinzione che le misure da mettere in atto ricadano principalmente all’interno dei confini della disciplina informatica.

Oggi più che mai, infatti, assistiamo nell’intendere e nel linguaggio comuni a una confusione interpretativa di tali “oggetti”.

Le loro caratteristiche peculiari meritano invece di essere ripercorse e precisate, a partire dalle scienze a ciò deputate, la diplomatica e l’archivistica.

Il dato è definibile come una componente informativa minima: esso rappresenta infatti l’unità minima dell’informazione, che a sua volta si configura come un’aggregazione di dati, a scopo di comunicazione, nello spazio e nel tempo.

Il dato personale (in relazione all’argomento specifico qui considerato) è definito dall’art. 4 del GDPR come “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)” mediante un identificativo, quale il nome, un numero o altro”. (1)

La definizione di documento nel linguaggio moderno ha assunto una molteplicità di accezioni. In base a una lettura piuttosto neutra e generica, esso è definibile come una qualsiasi informazione scritta memorizzata su un supporto di qualunque natura (res signata), a fini di comunicazione nello spazio e nel tempo.

Secondo una accezione più attinente al contesto della nostra riflessione, che indaga il documento in relazione alle attività pratiche o utilitarie messe in atto dalle Organizzazioni (2), prospettiva propria della dottrina archivistica,

un documento che può dirsi appartenere alla classe archivio è un documento scritto o usato nel corso di un’attività amministrativa (che sia pubblica o privata) o di cui esso stesso faceva parte; e successivamente tenuto in custodia per propria informazione dalla persona o dalle persone responsabili di tale attività o dai loro successori legittimi”.(3)

Tale definizione, neutrale sotto il profilo tecnologico, è idonea a ricomprendere anche il documento digitale, che tuttavia si caratterizza per alcune peculiarità, prima fra tutte quella di non avere un supporto fisso e quella di essere immagazzinato come uno o più flussi di bit, definiti “componenti digitali” nell’ambito del progetto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems):

Una componente digitale può contenere un documento intero o parte di un documento o molti documenti con i relativi metadati. […] La relazione tra un documento digitale e un file può essere di uno a uno, di uno a molti, di molti a uno o di molti a molti; quindi, in un contesto digitale, non bisogna mai usare i termini “documento archivistico” e “file” come sinonimi”. (4)

In particolare, l’International Council on Archives (ICA) definisce i documenti archivistici digitali come:

informazioni redatte o ricevute nell’avviare, condurre o completare un’attività istituzionale o individuale e che includono contenuto, contesto e struttura sufficienti a fornire prova di tale attività”. (5)

Dalla definizione di documento e, specificamente, di documento archivistico sopra delineata discende quella di archiviocomplesso organico dei documenti e delle relazioni reciproche che fra essi si stabiliscono in virtù dell’appartenenza al medesimo contesto di produzione come necessario strumento e residuo di quelle attività, conservato per proprio riferimento da quello stesso soggetto o da un suo successore legittimo. (6)

 

2. La disciplina del trattamento dei dati personali nel GDPR e la gestione documentale

 

Qualsiasi Organizzazione tratta dati personali nello svolgimento delle proprie attività. Il GDPR, come del resto la precedente Direttiva 95/46/CE e il nostro Codice sulla privacy (D.lgs. n. 196/2003), dispone che i dati personali debbano essere trattati solo se le finalità connesse al loro trattamento non siano ragionevolmente conseguibili con altri mezzi; in tal caso, il trattamento deve ispirarsi al principio della “minimizzazione”dei dati personali, secondo il quale essi devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. c, Principi applicabili al trattamento di dati personali).

A questo punto della riflessione è bene chiedersi: dove risiedono i dati personali che una Organizzazione pubblica o privata raccoglie, gestisce, conserva, comunica ed eventualmente diffonde? Solo sotto forma di record (in informatica, un insieme di elementi, in genere non omogenei, aggregati in forma strutturata) in database informatici? Oppure anche in documenti, secondo l’accezione delineata nel paragrafo precedente?

Le pubbliche Amministrazioni, infatti, ancor più degli organismi privati, nell’esercizio delle loro funzioni devono rispettare il principio di documentalità dell’azione amministrativa (7): ogni atto dell’agire amministrativo deve essere documentato secondo forme, intrinseche ed estrinseche, codificate, necessarie a conferigli forza di prova. Mutuando una incisiva espressione formulata da Gianni Penzo Doria: le Organizzazioni non sono chiamate a gestire semplicisticamente dei contenuti, ma “contenitori con contenuti affidabili”. (8)

Se consideriamo, inoltre, che la gestione documentale si caratterizza ancor oggi per la natura ibrida dei suoi oggetti, anzi molto frequentemente per una vera e propria ridondanza cartaceo-digitale, comprendiamo come la componente informatica sia solo una fra le molteplici da considerare nella gestione delle informazioni cristallizzate nei documenti.

Nelle disposizioni generali, del resto, il GDPR fa riferimento al trattamento di dati personali sia esso automatizzato, parzialmente automatizzato o non automatizzato. (9)

Il diritto delle persone fisiche alla protezione dei propri dati personali non dipende dalle tecnologie impiegate nel trattamento di tali dati: i titolari del trattamento, infatti, sono chiamati ad adottare “misure tecniche e organizzative adeguate”, tenuto conto dell’ambito di applicazione, del contesto, delle finalità del trattamento e in relazione ai rischi rilevabili per i diritti e le libertà delle persone fisiche (cfr. artt. 25 e 32). Fra tali misure tecniche e organizzative, come vedremo, è indispensabile includere policy e strumenti per una corretta gestione documentale.

Il vero principio innovatore ed ispiratore della nuova regolamentazione della privacy voluta dal legislatore europeo è il concetto di “accountability”, che può essere inteso come la

responsabilità incondizionata, formale o non, in capo a un soggetto o a un gruppo di soggetti (accountors), del risultato conseguito da un’organizzazione (privata o pubblica), sulla base delle proprie capacità, abilità ed etica […] Insieme al concetto di responsabilità, l’accountability presuppone quelli di trasparenza e dicompliance. […] Sotto questi aspetti, l’accountability può anche essere definita come l’obbligo di spiegare e giustificare il proprio comportamento”10.

E’ infatti il Titolare del trattamento che deve valutare autonomamente quali misure adottare sulla base di un’analisi preventiva che deve concretizzarsi in una serie di attività specifiche e dimostrabili, ispirate al principio della data protection by design e by default. (art. 25). (11)

È qui che emerge con forza la funzione strategica della gestione documentale all’interno di una Organizzazione, fondamentale per rispondere a nodi complessi e delicati quali quelli posti dalla disciplina sulla privacy. Infatti:

  • da una parte, Titolari e Responsabili del trattamento sono tenuti a dimostrare il rispetto delle disposizioni previste dal Regolamento nei confronti delle autorità di controllo, rendicontando ex post le scelte e le misure intraprese e come queste abbiano determinato i processi interni;
  • dall’altra, la conformità al Regolamento è realizzata garantendo, in itinere, agli interessati il pieno e puntuale esercizio dei loro diritti.

Tuttavia i processi sono di per sé evanescenti e poco trasparenti; per renderli controllabili, misurabili e quindi valutabili è necessario assicurare un risvolto documentale affidabile. (12)

Allo stesso modo, per garantire agli interessati l’esercizio dei diritti sanciti dal Regolamento (artt. 12-21), Titolari e Responsabili del trattamento devono essere supportati da un sistema documentale efficiente.

Ciò appare molto evidente se ci poniamo tre domande essenziali:

a. come garantire il diritto di accesso ai dati personali se il Titolare del trattamento non ha contezza di dove essi risiedano logicamente e/o fisicamente all’interno del proprio archivio digitale o cartaceo?

b. senza un sistema documentale organizzato, come può il titolare dimostrare in relazione a quali attività e procedimenti i dati sono stati trattati? Attenzione! Questo vale anche se il diritto di accesso dell’interessato ai propri dati personali non comporta sempre e comunque l’accesso ai documenti che li contengono.

c. quando i sistemi documentali e gli archivi non sono organizzati sulla base di essenziali strumenti di records management, come garantire la puntuale rettifica dei dati personali o la loro cancellazione (diritto all’oblio), il loro tracciamento e scongiurare il rischio di perdita, di modifica o di accesso non autorizzato?

Le soluzioni informatiche non bastano: le tecniche di data e information retrievaloffrono soluzioni soltanto parziali.

 

 

3. Metodologie e strumenti per una gestione documentale GDPR compliant

La certezza del diritto si fonda sull’esistenza di procedure formalizzate e documentate.

Abbiamo visto come tale assunto debba trovare idonea applicazione anche e soprattutto nella gestione dei dati personali attuata quotidianamente da Organizzazioni pubbliche e private, la cui protezione è assurta al rango di diritto fondamentale nell’ambito del diritto dell’Unione europea. (12)

Abbiamo accennato che il sistema documentale di una Organizzazione assicura al Titolare e al Responsabile del trattamento agevoli identificazione, accesso e controllo del patrimonio informativo costituito dai dati personali, purché si adottino le relative “misure tecniche ed organizzative adeguate”.

Ma cosa significa tutto questo esattamente?

Garantire la qualità del patrimonio informativo prodotto e gestito, la sua integrità e riservatezza. (14)

Come?

Dotandosi di regole, procedure e strumenti archivistici. Cioè degli elementi fondamentali di un sistema documentale.

Un sistema documentale, in grado di sostenere l’Ente nella compliance al GDPR, deve poter:

 

a. Identificare univocamente ogni documento creato o acquisito, mediante la registrazione di brevi informazioni descrittive (metadati) e la sua classificazione (15) , con il fine primario di facilitarne il recupero e comprovarne l’esistenza nell’archivio.

La classificazione è una operazione intellettuale che governa l’organizzazione dell’archivio e facilita la gestione dei documenti, consentendo di definire specifiche policy di accesso, di sicurezza e responsabilità di gestione per “gruppi” di documenti, come appunto quelli prodotti in relazione ad attività che prevedono il trattamento di dati personali.

Ma soprattutto la classificazione è necessaria per restituire l’informazione sul contesto giuridico-amministrativo di produzione del documento, solo parzialmente rappresentato dalle informazioni di contenuto in esso presenti, meno che mai dai singoli dati.

A tal proposito giova ricordare quanto raccomandato nelle Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web. (16)

Al par. 5, dedicato agli Accorgimenti tecnici in relazione alle finalità perseguite, si legge:

“Deve inoltre sempre essere tenuto presente il pericolo oggettivo costituito dai motori di ricerca che”decontestualizzano il dato” estrapolandolo dal sito in cui è contenuto, e trasformandolo in una parte – non controllata e non controllabile – delle informazioni che di una persona sono date dal motore di ricerca stesso, secondo una “logica” di priorità di importanza del tutto sconosciuta e non conoscibile all’utente”.

E ancora al par. 5.4 relativo ai Dati esatti e aggiornati, il Garante dispone:

“A tale fine occorre adottare idonee misure per eliminare o ridurre il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni delle informazioni e dei documenti resi disponibili tramite Internet. Un utile accorgimento consiste, ad esempio, nell’indicazione, tra i dati di contesto riportati all’interno del contenuto informativo dei documenti, delle fonti attendibili per il reperimento dei medesimi documenti”.

 

b. Definire i diritti di accesso ai documenti in base ai dati personali trattati, attribuendo a ciascun utente del sistema, interno o esterno, precisi permessi di visibilità, limitata ai soli metadati descrittivi dei documenti e dei fascicoli, oppure estesa al loro contenuto informativo.

Lo strumento che consente di disciplinare le politiche di accesso ai documenti in relazione ai procedimenti, affari, attività cui ineriscono, modulandole in base ai differenti diritti da tutelare (-trasparenza, privacy, ricerca-), è il piano di fascicolazione. Si tratta del quadro generale che censisce tutte le tipologie di fascicolo, le regole di creazione, denominazione, visibilità, nonché quelle documentali afferenti a ciascun fascicolo.

L’efficacia di questo strumento fondamentale può essere potenziata dalla sua correlazione a documenti descrittivi dei workflow documentali, con i quali è possibile dare evidenza del rapporto tra la produzione documentaria e le fasi del singolo processo, consentendo di (ri)progettare flussi documentali GDPR compliant.

 

cStabilire i tempi di conservazione dei documenti sin dalla fase di formazione, per poter pianificare policy e interventi conservativi adeguati, che rispettino da un lato i principi e i diritti sanciti dal Regolamento, per cui la conservazione dei dati personali deve essere limitata ai tempi richiesti dalle finalità del trattamento, e dall’altro tengano in considerazione esigenze e diritti di altra naturaquali l’assolvimento di un obbligo legale da parte del titolare del trattamento; la conservazione per finalità di pubblico interesse o di ricerca storica, scientifica, statistica.

Occorre, quindi, valutare la funzione esercitata dai documenti sotto i profili probatorio, amministrativo, informativo e di ricerca, elaborando dei piani di conservazione, sulla base dei quali gestire periodiche attività selettive sulla documentazione archiviata, ai fini della sua eliminazione legale o conservazione a lungo termine.

 

d. Prevedere sistemi di tracciamento dei dati e dei documenti che memorizzino tutte le operazioni effettuate su di essi, dalla creazione, alla modifica, alla eliminazione, così da verificare la conformità alle procedure interne di gestione dei documenti, intercettando eventuali anomalie e violazioni.

A questo fine è necessario che il sistema informativo dell’Organizzazione sia progettato in modo tale da porre al centro il sistema di gestione documentale, al quale si attribuisce la stessa funzione che il cuore svolge nell’organismo umano: tutti i flussi informativi interni, da e verso l’esterno, che nel loro percorso attraverso canali e sistemi gestionali disparati accrescono la loro portata informativa, devono trovare origine, completamento e sedimentazione nel sistema di gestione documentale.

Solamente con una infrastruttura logica così congegnata, unitamente a specifiche misure di sicurezza informatica, sarà possibile adeguarsi a quanto previsto dal GDPR, assicurando agli interessati il puntuale esercizio dei loro diritti.

 

Conclusioni

 

La gestione della problematica “privacy” all’interno di una Organizzazione è, dunque, una questione da affrontare secondo una prospettiva multidisciplinare che comprenda:

  • una attenta definizione dei ruoli a governo della funzione;
  • una corretta gestione documentale;
  • una permanente attività di valutazione del rischio;
  • la costruzione di una infrastruttura informatica tecnologicamente avanzata.

 

La tutela dei diritti e delle libertà delle persone fisiche con riguardo alla protezione dei loro dati personali passa necessariamente attraverso un consapevole controllo da parte dell’Ente dei dati e delle informazioni trattate e la loro sedimentazione in documenti che, durante tutto il loro ciclo di vita, siano garantiti autentici, affidabili, integri e usabili (17), mediante la loro organizzazione in un sistema documentale scientificamente fondato.

Da quanto finora esposto emerge chiaramente l’intreccio indissolubile tra archivi e diritti, nel quale gli uni fungono da garante per gli altri e viceversa. A tal proposito Stefano Rodotà, parlando del diritto di accesso nell’ambito del più ampio diritto alla privacy, affermava:

 

“Il riconoscimento alla privacy del rango di diritto fondamentale, in una prospettiva caratterizzata da un potere di “seguire” le informazioni personali anche quando sono entrate a far parte della disponibilità di un altro soggetto, ha fatto assumere un rilievo particolare al diritto di accesso, al potere dell’interessato a “seguire” i suoi dati anche in mano altrui, controllando la loro esattezza e la correttezza della raccolta e potendo, quindi, esigere l’eliminazione dei dati falsi o illecitamente raccolti, la correzione di quelli sbagliati, l’integrazione di quelli incompleti […]. Il rafforzamento del diritto individuale alla privacy si converte così in uno strumento per rendere più trasparenti le sfere di altri soggetti”. (18)

La protezione dei dati personali, seppure elevato al rango di diritto fondamentale, tuttavia non è un diritto assoluto: la libera circolazione dei dati personali nell’Unione non può essere vietata, né limitata (art.1, par. 3, GDPR) e la loro protezione deve essere garantita unitamente all’esercizio di diritti diversi (diritto di informazione, di ricerca scientifica, difesa di interessi legittimi da parte del titolare del trattamento, accesso civico etc.).

Per rispondere adeguatamente a questo compito le Organizzazioni hanno bisogno di archivi e di sistemi documentali organizzati, chiamati a svolgere un ruolo positivo e semplificatore per la vita dell’Ente e una funzione democratica per la vita dei cittadini.

 

Hai valutato lo stato di salute del cuore della tua organizzazione, il sistema documentale? Se parti da quello, sarai già un bel pezzo avanti rispetto alla compliance GDPR e non solo!

 

Note:

 

1 “(…) un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;
2 L’art. 2, par. 2, lett. C, del GDPR chiarisce infatti che il Regolamento non si applica ai trattamenti di dati personali effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale o domestico;
3 H. Jenkinson, A Manual of Archive Administration, Clarendon Press, Oxford 1922, p. 11;
4 L. Duranti, Il documento archivistico, in Archivistica. Teorie, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva e M. Guercio, 2014, p. 28;
5 International Council on Archives, Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, ICA 1997, p. 21;
6 L. Duranti, Il documento archivistico, in Archivistica. Teorie, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva e M. Guercio, 2014cit., p 21;
7 Cfr. G. Penzo Doria, L’archivista dà efficacia alla perfezione (giuridica), 2017;
8 G. Penzo Doria, Dal notaio medioevale al cybernotary, tra diplomatica tradizionale e informatica giuridica, Archivio di Stato di Perugia – Scuola APD, 1 dicembre 2016;
9 Cfr. artt. 2 e 4 GDPR;
10 Treccani, Dizionario di economia e finanza, 2012;
11 Fra le misure tecniche e organizzative suggerite dal Regolamento, senza pretesa di esaustività: minimizzazione e pseudonimizzazione dei dati; crittografia dei database; adeguati processi di backup e ripristino dei dati in casi avversisistemi predisposti per la cancellazione automatica dei dati personali dopo il termine stabilito;
12 Gianni Penzo Doria, Relazione al XXVIII Convegno nazionale RAU, 2017 (https://www.youtube.com/watch?v=8LZQwPW5V2E);
13 Cfr. art. 8, par. 1 Carta dei diritti fondamentali della UE e art. 16, par. 1 Testo sul funzionamento della UE (TFUE);
14 A tal proposito si rimanda al sito web del progetto InterPARES (http://interpares.org);
15 Il termine “classificazione” è qui usato nella sua accezione propriamente archivistica: attribuire al documento una posizione logica all’interno del sistema documentale in relazione alla funzione e all’attività per le quali è stato prodotto o acquisito, rendendo in tal modo esplicita la rete delle sue relazioni logico-funzionali;
16 Garante per la protezione dei dati personali, Deliberazione n. 88 del 2 marzo 2011:fornisce specifiche istruzioni ai soggetti pubblici che effettuano attività di comunicazione o diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali per finalità di trasparenza, pubblicità e consultabilità;
17 Cfr. ISO 15489 – I:2001. Information and Documentationi – Records Management. Part. I: General;
18 S. Rodotà, Repertorio di fine secolo, Laterza, 1992, pag. 197;

 

Articolo originale: https://www.linkedin.com/pulse/il-diritto-alla-protezione-dei-dati-personali-una-per-blasetti/

 

 

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Redazione 11 Maggio 2018 0 Comments