CONTENT FLOW SERVICE PRESENTE AL PROSSIMO “FATTURARE DIGITALE 2018”.

COMUNICATO STAMPA

 

PRESENTAZIONE DEL FRAMEWORK CFS – CONTENT FLOW SERVICE PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DI LAVORO ALL’EVENTO NAZIONALE “FATTURARE DIGITALE 2018”.

 

Roma 22 ottobre 2018 – Il Content Flow Service, Framework multidimensionale, multi tecnologico e dinamico sarà protagonista dell’evento “Fatturare Digitale 2018” per due diverse tappe: 22 novembre a Bologna e 29 novembre a Roma.

 

Il Content Flow Service, sviluppato da Iws Consulting, società di consulenza informatica, è la risposta all’esigenza ormai primaria di gestire in maniera digitale ed automatizzata i processi di fatturazione attiva e passiva, comprensivi della gestione dei libri contabili attraverso un flusso che includa anche la conservazione a norma on Cloud.

 

Un aspetto importante è quello dell’implementazione dell’App del Content Flow Service sugli strumenti di lavoro abituali come la multifunzione e lo smartphone: grazie alla collaborazione con E servizi Spa per il centro, e Mac and More per il nord Italia, veri e propri Global Solution Provider di Xerox in grado di rispondere alle diverse esigenze di soluzioni documentali, è stato possibile implementare il CFS sulle innovative Xerox ConnectKey, tecnologia che rappresenta il moderno assistente intelligente per l’ufficio.

 

Oltre allo spazio nell’area espositiva, ci sarà la possibilità di partecipare al programma di interventi. Verrà presentato un Case Study dal titolo “Dalla stampante all’App, come gestire in modo innovativo il flusso della fatturazione elettronica” che ha previsto la realizzazione di workflow per la gestione delle fatture elettroniche tra imprese private e la conservazione elettronica a norma. Per raggiungere questo obiettivo è stato proposto al cliente il Content Flow Service, nella versione “Business”, con i suoi moduli di consulenza di processo (Records Management Layer) e di configurazione prodotto.

 

«”Le invenzioni umane marciano dal complesso al semplice, e la semplicità è sempre la perfezione” diceva Alexandre Dumas… e così circa 2 anni fa nasceva il CFS – Content Flow Service – dice Andrea Capitani, il General Manager di IWS Consulting – sul quale abbiamo lavorato e stiamo lavorando per rendere sempre più ampie le sue possibilità di applicazione; per rispondere alle necessità molteplici in tema di digitalizzazione dei flussi aziendali. Vogliamo cogliere l’opportunità dell’evento “Fatturare Digitale” per metterci alla prova, dopo aver portato a termine diverse tipologie di progetti, far conoscere ad una ampia platea questa idea innovativa, unica nel suo genere nel vasto e saturo mercato del Document management System, e che sta raccogliendo già diversi consensi».

 

Per ottenere lo sconto del 25% sul biglietto d’ingresso scrivi a cfs@iwsconsulting.it (opzione valida solo per le prime 8 prenotazioni ricevute).

Link: http://www.contentflowservice.it/

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Redazione 23 Ottobre 2018 0 Comments

Soluzione Content Flow Service per settore automotive

CASE STUDY

 

Soluzione Business del Content Flow Service per settore automotive.

 

 

Iws Consulting ha realizzato la digitalizzazione di un flusso molto importante per l’area vendita del settore automotive.

 

Finalità del progetto

Dematerializzazione integrale del flusso di vendita in tutte le sue componenti di processo e documentali. Creazione del “Fascicolo digitale di vendita” contenente tutti i documenti relativi al flusso, con eventuali partizioni interne come, per esempio, il “sottofascicolo digitale del finanziamento”. Attivazione di automatismi nel flusso di lavoro mediante strumenti avanzati per l’approvazione di fasi di processo, uso della firma elettronica o digitale, archiviazione automatica dei documenti.

 

Vantaggi e benefici:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e protocollo dei documenti. E nel dettaglio:

 

  • Eliminazione completa, o riduzione del numero, di stampe e di copie cartacee prodotte a uso interno;

 

  • Valorizzazione dei sistemi gestionali già in uso mediante connettori con il sistema di gestione documentale e BPM della soluzione che sarà implementata;

 

  • Introduzione del concetto di pratica elettronica;

 

  • Maggiore rapidità e facilità nello svolgimento del lavoro ordinario;

 

  • Certezza del dato in termini di originalità, integrità, immodificabilità, autenticità, leggibilità e recupero nel tempo;

 

  • Tutela della privacy sotto ogni aspetto e per ogni attore del processo interessato;

 

  • Coordinamento integrato tra gli Uffici e gli Attori coinvolti in una logica di processo con competenze, tempistiche e modalità definite;

 

  • Introduzione di strumenti elettronici avanzati come firme elettroniche e/o digitali, processi autorizzativi/di rifiuto;

 

  • Controllo delle tempistiche di attività secondo una logica di task e di carico di lavoro;

 

  • Costituzione di un “archivio digitale”;

 

  • Rapidità e certezza nel reperimento delle informazioni ricercate;

 

  • Standardizzazione del processo di vendita dal preventivo alla consegna della vettura.

 

 

La Gestione Dell’Informazione e dei documenti:

 

Fascicolo digitale

Documenti e informazioni inerenti a una stessa pratica di vendita dell’autoveicolo (offerte, documenti personali, contratti, fatture, mail, etc.) sono organizzati in un fascicolo fruibile da tutti gli utenti interessati secondo precisi diritti di accesso (es. Commerciale, amministrazione, officina, agenzie esterne, etc.).

 

Archiviazione

Qualsiasi documento, anche proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.), può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e PEC. La soluzione permette inoltre l’acquisizione tramite scansione di documenti cartacei.

 

La pratica di vendita

La soluzione permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di un autoveicolo (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente). Un fascicolo digitale contiene tutti i documenti acquisiti (contratto, documenti personali, pagamento, libretto di circolazione, etc.), e viene gestito tramite task sulla “scrivania virtuale” degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate secondo logica di processo.

 

 

Esempio di WorkFlow sul processo di Vendita:

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Redazione 24 Maggio 2018 0 Comments

Soluzione Lite del Content Flow Service per una azienda operante nel building.

CASE STUDY

Soluzione Lite del Content Flow Service per Todini Costruzioni Spa. per il protocollo informatico.

 

 

Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.

 

Esigenza del cliente:

Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.

 

Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.

 

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.

 

Valore aggiunto:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.

 

Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, permettendo una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.), ottenendo in dettaglio: nome dell’utente; data e ora; postazione di lavoro; tipo di operazione (inserimento / modifica / visualizzazione / cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

 

Il cliente dunque con questo sistema potrà effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora dalla mancata registrazione di un documento potesse venire meno un diritto di terzi. Gli utenti di protocollo di Todini registreranno in modo avalutativo i documenti che rivestono un valore giuridicoprobatorio. La registrazione dei documenti informatici firmati digitalmente sarà eseguita successivamente alla verifica da parte degli addetti del protocollo dell’autenticità e provenienza della firma stessa.

 

Il Responsabile assegnerà al documento l’RPA. L’informativa della registrazione sarà resa immediatamente disponibile in due modalità attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal Responsabile. I documenti informatici naturalmente potranno pervenire con le diverse modalità disponibili, come l’e-mail; tramite PEC, oppure su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.).

 

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Redazione 5 Aprile 2018 0 Comments