Oggi la digital transformation comporta per tutte le aziende la necessità di adottare nuovi modelli organizzativi e di valutare una miriade di soluzioni offerte dal mercato nell’ambito della gestione documentale.

Avete sempre più spesso la sensazione di non gestire perfettamente i vostri documenti aziendali? La vostra maggiore preoccupazione è quella di rendere efficienti processi e workflow, mentre i file sui vostri computer aumentano pericolosamente, rendendo necessari continui controlli sugli accessi e sul trattamento dei relativi dati?

Vi siete chiesti come andrebbero archiviati i documenti e se sia sufficiente creare delle cartelline di volta in volta quando servono, senza criteri condivisi con i colleghi?

E’ per rispondere a queste domande, ormai prioritarie, che nasce la soluzione tech-metodologica Archiviato!

Archiviato! nasce dalla convinzione che per affrontare queste esigenze, occorrano validi sistemi di archiviazione che devono essere economici, intuitivi, facili da implementare ed usare; che siano utilizzabili da qualsiasi device aziendale, anche fuori dall’ufficio.

Secondo diversi importanti studi effettuati in questi ultimi anni, le aziende che hanno introdotto un adeguato metodo digitale di gestione documentale, hanno ottenuto i seguenti riscontri: 30% in riduzione dei costi di gestione; il 50% in meno di errori manuali; incremento della produttività del 40%; 12% di tempo risparmiato nel recupero di documenti.

Sappiamo bene che sul mercato esistono molti software che vantano caratteristiche tecnologiche idonee alla gestione documentale, ma nessuno di essi integra una metodologia standardizzata sulla corretta archiviazione dei documenti e dei dati in essi contenuti.

Archiviato! vuole colmare questa assenza metodologica, dando rilevanza all’adeguato trattamento di tutto quello che identifichiamo con la parola “dato”.

Trattare il tema del GDPR per il settore dell’E-commerce: la rielaborazione dei dati grezzi atti a popolare i Data Warehouse in modo conforme alla norma.

Ad un anno dall’entrata in vigore del nuovo Regolamento per il trattamento dei dati, il team dell’Area Analytics di IWS Consulting, di concerto con l’Area Document Management ci spiegano l’approccio usato con il cliente.

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento UE 2016/679, noto come “GDPR” (General Data Protection Regulation), in materia di trattamento dei dati personali. Il GDPR si occupa del diritto alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Il Regolamento, tuttavia, non ha modificato in modo sostanziale i concetti e i principi fondamentali della legislazione in materia di protezione dei dati, come ad esempio il rispetto del diritto delle persone, la finalità del trattamento dei dati, la necessità e la proporzionalità del trattamento, la durata limitata, la sicurezza e la riservatezza.

Tra i nuovi principi introdotti, parimenti importanti, di seguito alcuni:

• Il principio di accountability (o principio di responsabilizzazione);

• La minimizzazione dei dati;

• Il diritto all’oblio;

• il diritto alla portabilità dei dati;

• La notificazione dei data breach al Garante e, in talune ipotesi, agli interessati.

Una delle conseguenze della declinazione del Regolamento europeo nella normativa italiana, naturalmente, è stato il repentino adeguamento che le aziende che acquisiscono e trattano dati personali, e soprattutto “particolari”, hanno dovuto effettuare per risultare compliant: tanti piccoli aggiustamenti relativi ai propri sistemi software. IWS Consulting, già attenta ai problemi della riservatezza e della sicurezza del trattamento del dato, si è volta alle nuove sfide del mercato lavorando a un progetto inerente la compliance del trattamento dei dati con il GDPR per una nota azienda internazionale, leader nel mercato dello shopping on-line e dell’informazione, coinvolta dall’adeguamento normativo.

La soluzione, incentrata su uno dei nuovi concetti introdotti dal GDPR, quello di Privacy By Design, ha previsto la programmazione di misure di protezione dei dati e delle relative applicazioni informatiche di supporto, partendo dalla fase di progettazione di ciascun processo aziendale.
In sintesi, i dati processati sono stati quelli indispensabili allo svolgimento degli obblighi professionali e l’accesso alle informazioni è stato limitato esclusivamente agli addetti allo svolgimento dell’elaborazione.

Tale progettazione è basata sui seguenti steps:

Superata la fase di progettazione, elaborata step by step in maniera sinergica con il Cliente, si è passato allo stadio successivo, quello applicativo. In pochi mesi il team dell’Area Analytics è riuscito a raggiungere l’obiettivo prefissato: una rielaborazione dei dati grezzi atti a popolare i Data Warehouse conformi alla normativa GDPR, anonimizzando i dati sensibili degli utenti e fornendo solamente le informazioni strettamente necessarie ai vari reparti aziendali. Effettuando tale reingegnerizzazione, inoltre, sono state apportate modifiche sul design progettuale, linearizzando e de-stratificando l’ambiente As-Is.

La soluzione implementata ha portato i seguenti vantaggi:

• Diminuzione del tempo di elaborazione;

• Migliori performance per gli utenti finali.

Per raggiungere tale obiettivo, è stato utilizzato il tool applicativo “Knime”, partner storico di IWS che, grazie alle sue funzionalità, sia in ambito ETL che B.I., ha consentito uno sviluppo lineare e leggibile dei flussi sviluppati. Il progetto, grazie alle sue scelte innovative, agli ottimi risultati ottenuti a livello di tempistiche di realizzazione, di risultati complessivi di realizzazione e di livello di soddisfazione del Cliente, è stato presentato come esempio di “buona pratica” all’evento ‘KNIME SPRING SUMMIT’, svolto lo scorso mese di marzo a Berlino.

CASE STUDY

CFS – Soluzione di Gestione Documentale per la Consulenza del Lavoro

Il cliente, uno studio specializzato nella consulenza del lavoro, ha manifestato l’esigenza di riorganizzare la propria gestione documentale a partire dall’implementazione di un sistema on cloud che potesse accogliere la documentazione digitale prodotta e scambiata nel corso delle attività di lavoro.

FINALITÀ DEL PROGETTO

I nostri specialisti hanno effettuato un’analisi finalizzata alla produzione di una struttura logica di riferimento per l’organizzazione dell’archivio digitale dei contenuti, che avesse come caratteristiche principali la flessibilità, la facile consultabilità e la veloce fruizione da parte dei referenti dello studio, nonché rispondente alle esigenze lavorative definite precedentemente.

La struttura realizzata rappresenta l’archivio dello studio, i fascicoli dentro cui confluisce la documentazione del cliente, consultabile sempre e ovunque perché On Cloud.

VANTAGGI E BENEFICI

L’obiettivo realizzato è stato quello di fornire una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa, rapida da gestire e che abbia un costo contenuto.

Con il Content Flow Service è possibile migliorare la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e alla protocollazione dei documenti; con la tranquillità di non dover cambiare successivamente sistema in quanto il Content Flow Service si adatta all’aumento del volume dei documenti prodotti.

COMUNICATO STAMPA

PRESENTAZIONE DEL FRAMEWORK CFS – CONTENT FLOW SERVICE PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DI LAVORO ALL’EVENTO NAZIONALE “FATTURARE DIGITALE 2018”.

Roma 22 ottobre 2018 – Il Content Flow Service, Framework multidimensionale, multi tecnologico e dinamico sarà protagonista dell’evento “Fatturare Digitale 2018” per due diverse tappe: 22 novembre a Bologna e 29 novembre a Roma.

Il Content Flow Service, sviluppato da Iws Consulting, società di consulenza informatica, è la risposta all’esigenza ormai primaria di gestire in maniera digitale ed automatizzata i processi di fatturazione attiva e passiva, comprensivi della gestione dei libri contabili attraverso un flusso che includa anche la conservazione a norma on Cloud.

Un aspetto importante è quello dell’implementazione dell’App del Content Flow Service sugli strumenti di lavoro abituali come la multifunzione e lo smartphone: grazie alla collaborazione con E servizi Spa per il centro, e Mac and More per il nord Italia, veri e propri Global Solution Provider di Xerox in grado di rispondere alle diverse esigenze di soluzioni documentali, è stato possibile implementare il CFS sulle innovative Xerox ConnectKey, tecnologia che rappresenta il moderno assistente intelligente per l’ufficio.

Oltre allo spazio nell’area espositiva, ci sarà la possibilità di partecipare al programma di interventi. Verrà presentato un Case Study dal titolo “Dalla stampante all’App, come gestire in modo innovativo il flusso della fatturazione elettronica” che ha previsto la realizzazione di workflow per la gestione delle fatture elettroniche tra imprese private e la conservazione elettronica a norma. Per raggiungere questo obiettivo è stato proposto al cliente il Content Flow Service, nella versione “Business”, con i suoi moduli di consulenza di processo (Records Management Layer) e di configurazione prodotto.

«”Le invenzioni umane marciano dal complesso al semplice, e la semplicità è sempre la perfezione” diceva Alexandre Dumas… e così circa 2 anni fa nasceva il CFS – Content Flow Service – dice Andrea Capitani, il General Manager di IWS Consulting – sul quale abbiamo lavorato e stiamo lavorando per rendere sempre più ampie le sue possibilità di applicazione; per rispondere alle necessità molteplici in tema di digitalizzazione dei flussi aziendali. Vogliamo cogliere l’opportunità dell’evento “Fatturare Digitale” per metterci alla prova, dopo aver portato a termine diverse tipologie di progetti, far conoscere ad una ampia platea questa idea innovativa, unica nel suo genere nel vasto e saturo mercato del Document management System, e che sta raccogliendo già diversi consensi».

Per ottenere lo sconto del 25% sul biglietto d’ingresso scrivi a cfs@iwsconsulting.it (opzione valida solo per le prime 8 prenotazioni ricevute).

Link: http://www.contentflowservice.it/

CASE STUDY

Titolo: Creazione dei flussi per la gestione della fatturazione elettronica, ciclo attivo e passivo, a norma e on Cloud.

Il progetto seguito dal team di Iws Consulting ha previsto la realizzazione di workflow per la gestione delle fatture elettroniche tra imprese private e la conservazione elettronica a norma. Per raggiungere questo obiettivo abbiamo proposto il nostro framework Content Flow Service, nella versione “Business”, con i suoi moduli di consulenza di processo (Records Management Layer) e di configurazione prodotto (Content Flow Service powered by Arxivar).

Esigenza del cliente:

Il cliente ha espresso l’esigenza di gestire in maniera digitale e automatizzata i processi di fatturazione attiva e passiva, comprensivi della gestione dei libri contabili attraverso un flusso che includesse anche la conservazione a norma on Cloud.

Per il cliente abbiamo gestito, organizzato e digitalizzato i seguenti volumi di fatturazione annuali:

• circa 60.000 fatture attive, di cui 12.575 verso l’Italia e il resto verso Paesi esteri;
• circa 15.000 fatture passive.

Di seguito il workflow per la fatturazione attiva e passiva:

Obiettivi raggiunti:

Tutti i requisiti del cliente sono stati realizzati, ma la vera sfida è stata quella di dover gestire anche i caratteri internazionali come ad esempio gli ideogrammi cinesi.

Valore aggiunto:

La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole, in termini di costi e di tempi, dovuto alla maggiore efficienza dei processi. Il valore aggiunto della soluzione proposta è stato nel proporre non solo il vantaggio dell’automazione del processo di gestione e conservazione delle fatture, ma nell’ottimizzazione dei processi stessi consolidata nella fase consulenziale, propedeutica ad ogni nostro progetto di gestione documentale. Il vantaggio del Content Flow Service è la completezza del framework che unisce la consulenza al prodotto, garantendo soluzioni tecnologiche basate sulla qualità delle competenze sulle norme e sulle procedure della gestione documentale in ogni suo aspetto.

CASE STUDY

Soluzione Business del Content Flow Service per settore automotive.

Iws Consulting ha realizzato la digitalizzazione di un flusso molto importante per l’area vendita del settore automotive.

Finalità del progetto

Dematerializzazione integrale del flusso di vendita in tutte le sue componenti di processo e documentali. Creazione del “Fascicolo digitale di vendita” contenente tutti i documenti relativi al flusso, con eventuali partizioni interne come, per esempio, il “sottofascicolo digitale del finanziamento”. Attivazione di automatismi nel flusso di lavoro mediante strumenti avanzati per l’approvazione di fasi di processo, uso della firma elettronica o digitale, archiviazione automatica dei documenti.

Vantaggi e benefici:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e protocollo dei documenti. E nel dettaglio:

• Eliminazione completa, o riduzione del numero, di stampe e di copie cartacee prodotte a uso interno;

• Valorizzazione dei sistemi gestionali già in uso mediante connettori con il sistema di gestione documentale e BPM della soluzione che sarà implementata;

• Introduzione del concetto di pratica elettronica;

• Maggiore rapidità e facilità nello svolgimento del lavoro ordinario;

• Certezza del dato in termini di originalità, integrità, immodificabilità, autenticità, leggibilità e recupero nel tempo;

• Tutela della privacy sotto ogni aspetto e per ogni attore del processo interessato;

• Coordinamento integrato tra gli Uffici e gli Attori coinvolti in una logica di processo con competenze, tempistiche e modalità definite;

• Introduzione di strumenti elettronici avanzati come firme elettroniche e/o digitali, processi autorizzativi/di rifiuto;

• Controllo delle tempistiche di attività secondo una logica di task e di carico di lavoro;

• Costituzione di un “archivio digitale”;

• Rapidità e certezza nel reperimento delle informazioni ricercate;

• Standardizzazione del processo di vendita dal preventivo alla consegna della vettura.

La Gestione Dell’Informazione e dei documenti:

Fascicolo digitale

Documenti e informazioni inerenti a una stessa pratica di vendita dell’autoveicolo (offerte, documenti personali, contratti, fatture, mail, etc.) sono organizzati in un fascicolo fruibile da tutti gli utenti interessati secondo precisi diritti di accesso (es. Commerciale, amministrazione, officina, agenzie esterne, etc.).

Archiviazione

Qualsiasi documento, anche proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.), può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e PEC. La soluzione permette inoltre l’acquisizione tramite scansione di documenti cartacei.

La pratica di vendita

La soluzione permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di un autoveicolo (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente). Un fascicolo digitale contiene tutti i documenti acquisiti (contratto, documenti personali, pagamento, libretto di circolazione, etc.), e viene gestito tramite task sulla “scrivania virtuale” degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate secondo logica di processo.

Esempio di WorkFlow sul processo di Vendita:

CASE STUDY

Soluzione Lite del Content Flow Service per Todini Costruzioni Spa. per il protocollo informatico.

Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.

Esigenza del cliente:

Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.

Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.

Valore aggiunto:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.

Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, permettendo una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.), ottenendo in dettaglio: nome dell’utente; data e ora; postazione di lavoro; tipo di operazione (inserimento / modifica / visualizzazione / cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

Il cliente dunque con questo sistema potrà effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora dalla mancata registrazione di un documento potesse venire meno un diritto di terzi. Gli utenti di protocollo di Todini registreranno in modo avalutativo i documenti che rivestono un valore giuridicoprobatorio. La registrazione dei documenti informatici firmati digitalmente sarà eseguita successivamente alla verifica da parte degli addetti del protocollo dell’autenticità e provenienza della firma stessa.

Il Responsabile assegnerà al documento l’RPA. L’informativa della registrazione sarà resa immediatamente disponibile in due modalità attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal Responsabile. I documenti informatici naturalmente potranno pervenire con le diverse modalità disponibili, come l’e-mail; tramite PEC, oppure su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.).

Vi riproponiamo un abstract dell’intervento di Angela Tassone, Responsabile Marketing & Comunicazione di Iws Consulting, allo Smau Ict di Milano presso lo stand di AbleTech Arxivar.

“Avete mai pensato che la fotografia sta nell’occhio del fotografo e non solo nella macchina fotografica? Avete mai pensato che la medicina è fatta dalla mente che guida la mano del medico? Avete mai pensato che la bontà di un dolce deriva dalla sapienza del pasticciere nel dosare gli ingredienti e non solo dal forno che usa?

Ecco nel campo dell’informatica oggi credo che a fare la differenza sia il dosaggio giusto tra la tecnologia utilizzata, la mente che sta dietro ai processi e quindi la capacità consulenziale degli esperti al quale ci si rivolge.

Iws Consulting nel 2013 nasce come System Integrator, per arrivare alla sua evoluzione di oggi nel quale cerca di coprire i maggiori campi della trasformazione digitale che sta attraversando il nostro Paese.

Oggi sono qui per presentarvi il Cfs- Content Flow Service by Arxivar: un innovativo framework multidimensionale, multitecnologico e dinamico nato grazie alla natura di System Integrator di Iws nonché alle capacità di sviluppo associate al prodotto Arxivar realizzato da Abletech che già si fa apprezzare in vari settori e in diverse aree. E’ l’evoluzione di Tecnologia e Business.

L’evoluzione della “Gestione della corrispondenza” integrata all’analisi dei processi. Non meno importante all’interno del framework il Records Management Layer: anello di congiunzione che si innesta in tutti gli interventi e progetti che riguardano il sistema documentale, configurandosi come un prodotto modulare a sé stante. Il CFS rappresenta lo strato semantico evolutivo, metodologico ed aggiornato all’ultima normativa. Non è un documentale è framework di analisi metadati, dati e processi documentali.

Il caso di successo che ci vede protagonisti è quello dedicato ad una importante azienda del settore building internazionale, che aveva necessità di adattare flussi di approvvigionamento su più cantieri, ordini d’integrazione con il gestionale, il tutto attraverso un protocollo informatico che non diventasse lui stesso il fulcro del sistema ed un contenitore documentale, ma fosse visto come un processo in grado di adattarsi alle diverse situazioni merceologiche.

Con Cfs siamo riusciti ad adattare un modulo del nostro record management Layer alle esigenze sopra descritte interfacciandosi con la nostra analisi allo strato Arxivar Next potendo considerare l’integrazione con i sistemi alimentanti e riceventi un di cui dell’intero sistema. Adesso siamo già proiettati a delle idee di sviluppo di Arxivar Next”.

Milano, Smau, 25/10/2017