Il ruolo dell’archivista nell’epoca digitale

Qual è il ruolo dell’archivista nel tempo dei sistemi documentali digitali o, ancora e di frequente, “ibridi”? Cosa significa “cultura archivistica diffusa”? Proviamo a capire in questo intervento di Dario Altobelli* come le due cose siano non solo importanti, ma strettamente connesse!

 

*Dario Altobelli è Archivista senior della Ab-Archivibiblioteche, partner di Iws Consulting; Docente di Sociologia del Diritto presso l’Università Roma Tre.

 

 

Gian Antonio Stella, il noto editorialista del Corriere della Sera, ha di recente osservato che, per fare un giornale, per scrivere un buon articolo, occorrono gli archivi. Ai lettori che oggi chiamano i centralini delle redazioni dei vari quotidiani italiani, chiedendo di aiuto ai centri di documentazione: “Per favore, mi passa l’archivio?” Si risponde così: “Non abbiamo l’archivio! Per scrivere non serve mica un archivio! Tanto… c’è tutto su internet!” […] Una risposta che è pura follia: “figlia dell’idea balzana di certi manager” che non capiscono che per fare un giornale – e non solo un giornale, diciamo noi, ma anche, per esempio, per condurre un’azienda – occorre la memoria. Occorrono gli archivi![…] (“Tanto c’è tutto su Internet! Non è vero, occorrono gli archivi” di Gian Antonio Stella, pubblicato su 7 – settimanale del Corriere della Sera, del 8 marzo 2018).

 

Quindi, davvero servono archivi, archivisti e cultura archivistica nell’epoca digitale, nel tempo di internet, nell’epoca dei social network?  Noi pensiamo proprio di sì!

 

1. La figura professionale dell’archivista, oggi.

Dall’organizzazione delle modalità di lavoro alla relazione con l’utenza esterna o con un pubblico, dalle attese normative in termini di trasparenza, di tutela delle informazioni personali e di accesso agli atti alla centralità giuridico-probatoria delle registrazioni di protocollo, dalla predisposizione e aggiornamento degli strumenti archivistici alla corretta formazione dei documenti e sino alla loro affidabile conservazione nel tempo: questi, elencati in ordine sparso, sono solo alcuni tra i molteplici aspetti da considerare per comprendere come la funzione inerente alla gestione dei documenti e degli archivi richieda l’attività di personale qualificato e di professionisti per essere svolta adeguatamente.

 

Quando diciamo personale qualificato e professionisti della gestione documentale stiamo dicendo: archivisti!

 

L’insieme delle norme che regolano la gestione documentale per gli Enti pubblici italiani e lo standard UNI 11536: 2014 per la professione archivistica1 affermano, in modi diversi, l’indispensabilità di personale specializzato per la gestione documentale in ogni Organizzazione, sia pubblica che privata.

 

Se ciò non è possibile, buon senso vuole che almeno ci si affidi a qualificati servizi in outsourcing per tali finalità.

 

È da escludere, in ogni modo e senza deroghe, che tale funzione strategica e delicata sia affidata al caso, all’improvvisazione, alla buona volontà dei dipendenti – stile fai-da-te – o a personale professionalmente e culturalmente inadeguato.

 

Nell’opinione pubblica – ed anche in quella di molti archivisti! – l’archivista è inteso soprattutto come un professionista al quale è affidato il compito di custodire e valorizzare la documentazione di un Soggetto produttore, documentazione che sarà perlopiù su supporti cartacei. Corollari di questa immagine: l’archivista “ricostruisce” (ordina, inventaria, ricondiziona) complessi documentari compromessi per la loro consultazione e fruizione a causa di abbandono e trascuratezza protratti nel tempo da parte dei Soggetti produttori; l’archivista, un po’ come un bibliotecario, introduce studiosi o ricercatori ai patrimoni documentari e agli strumenti per la loro consultazione.

 

Niente di più vero, ma anche niente di più parziale: ritenere ancora oggi che l’archivista rivesta quasi esclusivamente questo ruolo ne mortifica il complesso profilo di umanista e professionista e consolida frusti stereotipi.

 

Al di là di quanto previsto dall’ottimo standard UNI 11536: 2014, nella pratica quotidiana dell’“archivio in formazione”2, questa figura professionale ha una preparazione solidamente edificata sulla dottrina archivistica, ma deve spaziare dalla dimensione giuridico-amministrativa a quella logico-matematica, dalla diplomatica all’informatica e alla sociologia delle organizzazioni, e oltre.

 

L’archivista che si occupa di documentazione corrente, il Records Manager come è chiamato nei paesi anglosassoni, assomma in sé molteplici competenze e conoscenze che, auspicabilmente, sa mettere a fattor comune con i colleghi dell’Ente presso cui lavora e, quando presente, all’interno di un servizio, ufficio, gruppo di lavoro o team multidisciplinare da lui coordinato e diretto per gli scopi e le finalità proprie della gestione documentale, che richiedono sempre un approccio inter-disciplinare.

 

2. Che significa “cultura archivistica diffusa”?

Accanto a questa istanza che si configura nei termini di una vera e propria “best practice”, vi è la conseguente e correlata importanza di una cultura archivistica diffusa nell’Ente.

 

Per gli Enti pubblici il legislatore, in tempi ormai remoti, aveva intravisto la delicatezza di questo punto e la necessità di procedere “con l’attivazione di un capillare programma di sensibilizzazione e di formazione, che in questo contesto assume un rilevante significato culturale” (Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 – Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni).

 

La sensibilizzazione e la formazione, che chiaramente il legislatore non limitava specificamente alla scienza archivistica, erano l’ultima azione da intraprendere dopo le prime tre:

  • l’individuazione e la nomina tra i dirigenti e i funzionari in organico di un responsabile del protocollo informatico in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica;
  • l’individuazione delle grandi aree organizzative omogenee nel cui ambito operasse un unico sistema di protocollo;
  • infine, la costituzione di una specifica struttura per la gestione del protocollo informatico (il ben noto, quanto tuttora largamente assente nelle Pubbliche Amministrazioni, “Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi”).

 

Non avendo le PA ottemperato in molti casi a nessuno dei primi tre obblighi, non sorprende che il quarto di essi, più sottile e raffinato e inerente alla “cultura”, sia caduto nell’oblio.

 

Dal nostro punto di vista, lo spunto normativo è, però, importante perché dimostra come il tema di una “sensibilità” nei confronti delle tematiche inerenti alla gestione documentale – tematiche da intendersi in senso proprio come culturali, tecniche, giuridiche, etc. – fosse un obiettivo di primo piano e non un requisito accessorio demandato alla buona volontà degli interpreti.

 

Si può anzi sostenere che una cultura archivistica diffusa è centrale, oggi come allora, per la buona riuscita di innovazioni nella gestione documentale di un Ente sia pubblico che privato3.

 

Non se ne sente più molto parlare, ma è forse il caso di riprendere questo argomento con forza in tempi in cui il Piano Triennale 2017-2019 per l’informatica nella Pubblica Amministrazione deroga in modo preoccupante dai principi dell’archivistica e, quindi, anche dal fronte normativo più consolidato4; e le versioni del D.Lgs. 82/2005 Codice dell’Amministrazione Digitale continuano a susseguirsi a ritmi serrati, perdendo sempre più di comprensibilità, coerenza e applicabilità5.

 

Per cultura archivistica diffusa intendiamo, propriamente, l’insieme di alcuni elementi fondamentali necessari al personale di una Organizzazione, fra cui:

  • conoscenze di base della scienza archivistica: concetti e principi fondamentali; definizioni di documento, archivio, fascicolo etc.; principali strumenti archivistici; etc.
  • consapevolezza della rilevanza della gestione documentale con particolare attenzione ai profili implicati generali e di settore: amministrativi e giuridici, organizzativi e procedurali, fiscali ed economici, e così via;
  • conoscenze tecniche specifiche per lo svolgimento delle attività di lavoro: impiego degli strumenti archivistici e tecnologici; conoscenza delle procedure di competenza; etc.

 

Il raggiungimento di un livello accettabile di cultura archivistica diffusa è, in tutta evidenza, un obiettivo strategico verso cui indirizzare la cura di piani formativi adeguati e un risultato da difendere e mantenere nel tempo con appropriate modalità di aggiornamento e verifica delle conoscenze e competenze acquisite.

 

3. Una cara, vecchia conoscenza: l’archivistica

Attenzione: facciamo riferimento alla nozione di “cultura archivistica diffusa”, e non ad una generica cultura della o sulla gestione documentale. L’espressone “gestione documentale” ricalca quelle anglosassoni di “document management” o “records management”: forme di “gestione” che rientrano necessariamente nel dominio della scienza archivistica.

 

L’archivistica deve guidare ogni attività sul fronte documentale perché è la sola a seguire alcuni principi fondamentali che non si smetterà di ripetere, fra cui:

  • il documento è sempre parte di una catena di altri documenti ai quali è legato da un vincolo;
  • il significato e il valore di un documento sono conferiti dai diversi “contesti” – giuridico-amministrativo, di provenienza, procedurale, documentale e tecnologico6 – del quale è parte integrante;
  • il documento e la catena di cui fa parte sono il riflesso di un’attività, il “precipitato” e la manifestazione dell’atto a partire dal quale sortiscono effetti esplicantesi su molteplici ambiti.

 

Da questo punto di vista, l’archivista ha sempre ben chiaro il focus sulla temporalità e sul ciclo di vita della documentazione e l’archivistica, particolarmente nell’ambito dell’archivio corrente, ha lo statuto di una scienza prima inter pares.

 

La prospettiva storica, che è parte del metodo archivistico come metodo scientifico, si declina nella gestione documentale corrente come sguardo prospettico sulla linea mobile dell’orizzonte degli eventi: capacità di prevedere, in qualche modo, gli esiti di una produzione documentale che professionisti di altri settori tendono a vedere unicamente secondo prospettive parcellizzate sia cronologicamente che funzionalmente, o ignorano del tutto, con i risultati che è possibile riscontare facilmente in qualsiasi Ente pubblico o privato: assenza di un controllo sulla produzione documentale; assenza di strumenti di gestione delle masse di documenti e dati; difficoltà se non impossibilità nel reperimento della documentazione e dell’informazione ricercate; elevati costi di gestione e tempi di lavoro dilatati da ridondanze procedurali; e molto altro che l’esperienza testimonia.

 

4. Conclusioni

Si comprende facilmente perché in una Organizzazione, sia pubblica che privata, alla figura di uno o più archivisti in organico, adeguatamente formati, competenti e capaci, debba sempre accompagnarsi una cultura archivistica diffusa fra i dipendenti. La promozione di tale cultura è in definitiva uno dei compiti propri dell’archivista di ogni organizzazione.

 

Non si sottolineerà mai abbastanza l’importanza di questo punto che costituisce uno dei requisiti più importanti per la migliore gestione documentale.

 

Solo se si afferma e si mantiene nel tempo una cultura archivistica, che si tradurrà in sensibilità condivisa per la corretta gestione documentale, è possibile ottenere quei risultati che danno atto dell’importanza dell’archivistica come moderna scienza della documentazione e dell’informazione in contesto.

 

Risultati anche in termini di risparmio economico: per fare solo un paio di esempi, i tempi di reperimento di informazioni e dati sono drasticamente ridotti grazie ad adeguati sistemi di classificazione e fascicolazione correttamente impiegati; gli spazi di conservazione sono razionalizzati e ottimizzati (sia in termini di metri lineari che di terabyte di memoria!) grazie a corretti e puntuali piani di conservazione della documentazione.

 

Inoltre, una cultura archivistica diffusa in una Organizzazione costituisce un presupposto non secondario per l’affermazione e il rispetto dei principi di democrazia, di trasparenza e di certezza degli atti dell’Organizzazione stessa sia nei confronti dei suoi utenti interni sia nei confronti di un’utenza (o clientela) esterna.

 

In questa prospettiva si comprende come, per esempio, la pubblicazione dell’elenco dei procedimenti amministrativi per gli Enti pubblici costituisca solo un aspetto – e diremmo l’esito e non il punto di partenza – di un fronte più ampio connesso alla centralità della gestione documentale7. Lo stesso si dica per quanto riguarda l’adozione di strumenti di registrazione di protocollo a norma o rispetto alla pubblicazione degli atti rilevanti per i quali vi sono obblighi di pubblicità che, per motivi diversi che non occorre richiamare, interessano oggi sempre più anche le Organizzazioni private.

 

Per concludere, alle domande che ci siamo posti all’inizio possiamo rispondere in modo affermativo: nell’epoca digitale, l’archivista, o Records Manager, è il protagonista della gestione documentale e la diffusione di una cultura archivistica è un requisito indispensabile per l’efficacia e l’efficienza del sistema informativo dell’Organizzazione e del suo archivio.

 

1 UNI 11536: 2014Qualificazione delle professioni per il trattamento di dati e documenti – Figura professionale dell’archivista – Requisiti di conoscenza, abilità e competenza.
2 L. Sandri, L’archivistica, “Rassegna degli Archivi di Stato”, XXVII, 1967, pp. 411-42, p. 412.
3 Cfr. ISO 15489/2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines – 2.3.2. Authorities and responsibilities within the organization: ove si afferma il principio di una competenza e di una responsabilità diffuse riguardo alla gestione documentale.
M. Guercio, Conservazione elettronica, Guercio: “Nuove regole aprono scenari incerti”, 2 agosto 2017 (https://www.agendadigitale.eu/documenti/guercio-nuove-regole-della-conservazione-digitale-aprono-scenari-incerti/).
L’emanazione del “Nuovo CAD” ha suscitato un dibattito, tuttora in corso, del quale segnaliamo alcuni interventi: G. Penzo Doria, Il nuovo “Mega-Meta-Motore di ricerca” della PA? No grazie, 20 settembre 2017, (https://www.agendadigitale.eu/documenti/il-nuovo-mega-meta-motore-di-ricerca-della-pa-no-grazie/); A. Lisi, Nuovo CAD. Il ‘Codice’ è fatto, ma l’amministrazione digitale resta sospesa, 13 dicembre 2017 (https://www.key4biz.it/cad-codice-lamministrazione-digitale-resta-sospesa/207739/); M. Iaselli, Codice dell’amministrazione digitale: l’ennesima riforma in Gazzetta. Nota, “Altalex”, 16 gennaio 2018 (http://www.altalex.com/documents/leggi/2018/01/15/modifica-cad).
L. Duranti, Verso una teoria archivistica di conservazione digitale: i risultati concettuali del progetto InterPARES, “Archivi”, a. I-n.1, gennaio-giugno 2006, pp. 75-97, p. 80 n. 14.
Si veda in tal senso il concetto di “principio di documentalità” in G. Penzo Doria, Affari, attività e procedimenti amministrativi delle università italiane, in G. Penzo Doria (a cura di), I procedimenti amministrativi delle università italiane, Edizioni Università di Trieste, 2017, pp. 137-169.

 

Fonte originale: https://www.linkedin.com/in/dario-altobelli-55477696/detail/recent-activity/posts/

 

 

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Redazione 8 Marzo 2018 0 Comments

L’evoluzione del Records Manager: dall’archivistica all’informatica

La figura del Records Manager esiste da sempre in quanto connaturata all’esigenza di ogni società di trasmettere memoria nel tempo e nello spazio di fatti o atti più o meno giuridicamente rilevanti, assicurando loro l’opportuna evidenza documentale.

Ma il Records Manager in accezione moderna chi è e di cosa si occupa?

 

Ha risposto alle nostre domande la Dott.ssa Francesca Blasetti, che ricopre il ruolo di Records Manager nella AB-Archivibiblioteche, società da sempre attenta all’evoluzione dell’approccio alla gestione documentale e partner di Iws sui progetti di Document Management.

 

Quando nasce storicamente la figura del Records Manager e quante evoluzioni ha subito nel corso del tempo in riferimento al mercato italiano?

 

Questa professione è una evoluzione della tradizionale figura dell’“archivista”, termine che richiama il ruolo che svolgevano gli addetti alle cancellerie degli Stati d’ancien régime o le figure dei notai, detentori della fides pubblica, cui nel medioevo e nella prima età moderna molte istituzioni avevano affidato la gestione e tenuta del proprio archivum. Pensiamo poi all’età napoleonica alla quale si deve la diffusione di strumenti tuttora usati per l’organizzazione dei moderni sistemi documentali, quali il registro di protocollo e il titolario di classificazione.

 

A partire dalla seconda metà del ‘900 la figura dell’archivista, almeno in Italia, ha subito un progressivo ridimensionamento in termini di valore socio-culturale e attenzione legislativa. Innanzitutto l’archivista è stato sempre più relegato alla gestione della fase storica degli archivi, associato unicamente a una funzione storico-culturale. Ne è derivata una totale disattenzione per la fase corrente del patrimonio documentario degli enti, all’interno dei quali spesso gli archivi sono divenuti luoghi dove relegare personale privo di una preparazione specifica.

 

Solamente a partire dalla fine degli anni ‘90, grazie al diffondersi all’interno degli enti pubblici e privati delle tecnologie informatiche per la produzione e gestione dei documenti, l’archivista ha cominciato a recuperare il ruolo cruciale che effettivamente gli spetta: dapprima solo sulla carta, mediante l’emanazione di norme, prima fra tutte il TU sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445/2000), che rendevano obbligatorio per gli enti pubblici l’affidamento del sistema per la gestione informatica dei documenti a una figura dotata di idonea professionalità tecnico archivistica, successivamente anche nei fatti. Infatti, una volta sperimentato sul campo che l’informatica da sola non basta a risolvere tutte le problematiche legate alla formazione, gestione e conservazione dei documenti nativi digitali o digitalizzati, l’archivista è tornato ad essere una figura di riferimento per la progettazione di sistemi documentali efficienti e sicuri, l’archivista si è trasformato in Records Manager.

 

Nella digital transformation di cui tutti ora parlano che ruolo occupa questa figura?

 

Occupa un ruolo cruciale nella misura in cui si è consapevoli che la digital transformation non consiste solamente in un adeguamento tecnologico, ma anche e soprattutto in una semplificazione dei processi che vi sono sottesi e che devono continuare ad essere opportunamente documentati. Il Records Manager è quella figura specialistica che deve essere necessariamente coinvolta nella riorganizzazione dei processi aziendali, in quanto capace di analizzare e ripensare la ricaduta documentale di tali processi, assicurando la disponibilità nel tempo di documenti affidabili e il recupero efficiente e funzionale della completezza informativa di ogni processo.

 

Da quanto tempo ricopri questo ruolo e che preparazione hai dovuto affrontare?

 

Sono quasi 10 anni che svolgo per la mia azienda questo ruolo. Dopo la laurea ho frequentato la scuola di specializzazione di durata biennale in archivistica, paleografia e diplomatica dell’Archivio di Stato di Roma. Negli anni ho frequentato diversi corsi di formazione e aggiornamento universitari su tematiche specifiche legate alla gestione documentale. Fondamentale poi la formazione continua, che nella mia azienda è costantemente stimolata.

 

Quale è stato il progetto più entusiasmante al quale hai partecipato?

 

Non sono in grado di individuare un progetto più entusiasmante di altri. Ogni progetto è diverso dall’altro non solo per le finalità, ma anche per i differenti contesti in cui di volta in volta ci si trova ad operare: da progetti pluriennali volti alla dematerializzazione di intere serie documentali e dei relativi processi, a interventi di consulenza per la ridefinizione del workflow documentale di procedimenti amministrativi complessi; dalla definizione dell’intero corpus procedurale a governo del sistema documentale alla redazione di strumenti che fissano i tempi di conservazione della documentazione prodotta da un ente. E’ proprio questo uno degli aspetti più belli della mia professione: non è routinaria, non ci si annoia mai!

 

Quale è l’aspetto più importante che lega il record management all’informatica?

 

Credo che l’aspetto più importante sia l’apporto fornito al fine di assicurare la conservazione dei documenti digitali, la long term preservation, che è ad oggi uno degli aspetti più complessi e insidiosi dei sistemi documentali informatici, soprattutto se si comprende come la conservazione non consista in una banale, per quanto complessa, manutenzione di file. La conservazione di documenti amministrativi informatici, infatti, comporta la conservazione di tutte quelle informazioni sui documenti (metadati) in grado di restituire la complessità del loro contenuto informativo, derivante in primis dall’esplicitazione del contesto giuridico-procedimentale di produzione, a garanzia dell’autenticità dei documenti stessi.

 

 

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Redazione 4 Luglio 2017 0 Comments