COMUNICATO STAMPA

Nasce il Content Flow Service, soluzione lite di Document Management

Iws Consulting, utilizzando il Records Management Layer e la soluzione software ARXivar realizza la prima applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A.

Il Content Flow Service nasce dalla collaborazione tra IWS Consulting ed AbleTech azienda di riferimento nel mercato con la sua soluzione ARXivar per la Gestione elettronica  dei documenti, del Process Management e della Conservazione elettronica a norma, erogata in qualità di certificatore Accreditato AgID per enti e società.

Nell’arco di pochi giorni è stato attivato in Todini Costruzioni un servizio capace di automatizzare tutti i flussi dei documenti aziendali (Document Flow).

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma. Tale piattaforma copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi preliminare documentale e archivistica.

«L’idea è quella di  fornire una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali già esistenti di una organizzazione piccola e media, rapida da gestire, con un costo contenuto – dice Andrea Capitani, General Manager Iws – Il Content Flow Service aiuta a migliorare la gestione del  Business aziendale a partire dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e  protocollando la posta».

Lo sviluppo della piattaforma permette una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività dopo aver usufruito dell’assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS.

Ciò che differenzia il Content Flow Service da altre soluzioni per il documentale sul mercato è  la componente RML – Records Management Layer applicata al software ARXivar, determinante per impostare in modo ottimale flussi e procedure aziendali.

«Il Content Flow Service apre alla piattaforma ARXivar ulteriori nuovi ambiti applicativi che saranno di sicuro interesse per le aziende sempre alla ricerca di metodi innovativi e tecnologie all’avanguardia» dice Stefano Nalesso Direttore Commerciale di AbleTech.

Per qualsiasi informazione scrivi a cfs@iwsconsulting.it

I sistemi documentali sono efficaci se basati sulle relazioni tra i documenti, le loro aggregazioni e la funzione o attività pratica per la quale vengono prodotti: queste relazioni sono garantite dagli strumenti di records management.

La gestione dei documenti e degli archivi richiede agli Enti pubblici e privati una continua attività di aggiornamento procedurale e di adeguamento tecnologico e organizzativo. La sola adozione di soluzioni informatiche non è sufficiente a garantire un efficace ed efficiente sistema di gestione documentale, se non supportata dal necessario corredo di consulenza, assistenza e formazione del personale su norme, procedure, organizzazione, flussi documentali, archivistica. La grande mole di dati e di informazioni da gestire e archiviare nei sistemi documentali ha, infatti, amplificato l’esigenza di organizzare il flusso documentale, cartaceo e digitale, secondo logiche che vanno al di là del semplice information retrieval. 

«La soluzione Content Flow Service ottimizza la gestione informatica dei flussi documentali nel pieno rispetto della normativa vigente, dei criteri di una gestione documentale virtuosa e nella considerazione attenta e sensibile delle esigenze organizzative dell’utente finale – dice Lucilla Less, Owner AB-ArchiviBiblioteche, e precisa – questo vale sia che si tratti di un ente o una organizzazione pubblica, nonché di una azienda privata di qualsiasi dimensione».

Gli elementi chiave caratterizzanti la metodologia applicata nell’implementazione della soluzione prevedono:

a) analisi preliminare funzionale alla realizzazione di un assessment documentale, con cui:

• fotografare l’as is, per vagliare le criticità di gestione rilevabili in relazione ai diversi ambiti della gestione documentale (normativo, organizzativo, archivistico e tecnologico);
• disegnare il to be, proponendo in maniera condivisa con l’azienda/organizzazione le azioni correttive necessarie per rispondere alle esigenze specifiche manifestate o emerse;

b) prodotti e servizi modulari, che sin dalla fase di offerta includono tempi di consegna, costi e documenti di output certi, definiti in base al perimetro di ogni intervento e alla struttura organizzativa dell’Ente, consentendo di offrire al Cliente una soluzione “chiavi in mano” in tema di:

• flussi e procedure,
• classificazione,
• fascicolazione,
• tempi di conservazione dei documenti,
• consulenza e formazione specialistica.

«Grazie al Content Flow Service si può tenere traccia in modo organico, gestire ed archiviare qualsiasi tipo di contenuto aziendale, in qualsiasi formato – spiega Marco Ragogna, Head of Presales di Iws – inoltre la nostra soluzione garantisce un ottimo strumento informatico che il cliente può gestire sia in autonomia sia usufruendo del nostro supporto anche dopo l’istallazione».