Soluzione Content Flow Service per settore automotive

CASE STUDY

 

Soluzione Business del Content Flow Service per settore automotive.

 

 

Iws Consulting ha realizzato la digitalizzazione di un flusso molto importante per l’area vendita del settore automotive.

 

Finalità del progetto

Dematerializzazione integrale del flusso di vendita in tutte le sue componenti di processo e documentali. Creazione del “Fascicolo digitale di vendita” contenente tutti i documenti relativi al flusso, con eventuali partizioni interne come, per esempio, il “sottofascicolo digitale del finanziamento”. Attivazione di automatismi nel flusso di lavoro mediante strumenti avanzati per l’approvazione di fasi di processo, uso della firma elettronica o digitale, archiviazione automatica dei documenti.

 

Vantaggi e benefici:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e protocollo dei documenti. E nel dettaglio:

 

  • Eliminazione completa, o riduzione del numero, di stampe e di copie cartacee prodotte a uso interno;

 

  • Valorizzazione dei sistemi gestionali già in uso mediante connettori con il sistema di gestione documentale e BPM della soluzione che sarà implementata;

 

  • Introduzione del concetto di pratica elettronica;

 

  • Maggiore rapidità e facilità nello svolgimento del lavoro ordinario;

 

  • Certezza del dato in termini di originalità, integrità, immodificabilità, autenticità, leggibilità e recupero nel tempo;

 

  • Tutela della privacy sotto ogni aspetto e per ogni attore del processo interessato;

 

  • Coordinamento integrato tra gli Uffici e gli Attori coinvolti in una logica di processo con competenze, tempistiche e modalità definite;

 

  • Introduzione di strumenti elettronici avanzati come firme elettroniche e/o digitali, processi autorizzativi/di rifiuto;

 

  • Controllo delle tempistiche di attività secondo una logica di task e di carico di lavoro;

 

  • Costituzione di un “archivio digitale”;

 

  • Rapidità e certezza nel reperimento delle informazioni ricercate;

 

  • Standardizzazione del processo di vendita dal preventivo alla consegna della vettura.

 

 

La Gestione Dell’Informazione e dei documenti:

 

Fascicolo digitale

Documenti e informazioni inerenti a una stessa pratica di vendita dell’autoveicolo (offerte, documenti personali, contratti, fatture, mail, etc.) sono organizzati in un fascicolo fruibile da tutti gli utenti interessati secondo precisi diritti di accesso (es. Commerciale, amministrazione, officina, agenzie esterne, etc.).

 

Archiviazione

Qualsiasi documento, anche proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.), può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e PEC. La soluzione permette inoltre l’acquisizione tramite scansione di documenti cartacei.

 

La pratica di vendita

La soluzione permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di un autoveicolo (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente). Un fascicolo digitale contiene tutti i documenti acquisiti (contratto, documenti personali, pagamento, libretto di circolazione, etc.), e viene gestito tramite task sulla “scrivania virtuale” degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate secondo logica di processo.

 

 

Esempio di WorkFlow sul processo di Vendita:

Read More
Redazione 24 Maggio 2018 0 Comments

Creazione di un’anagrafe unica digitale dei prodotti, con analisi e correzione degli errori grazie a regole di MDM.

CASE STUDY

Creazione di un’anagrafe unica digitale dei prodotti, con analisi e correzione degli errori grazie a regole di Master Data Management.

 

 

Iws Consulting ha realizzato un progetto di Master Data Management per un Ente di supporto tecnico-amministrativo regionale dedicato a servizi sanitari.

 

 

Per gestire nel migliore dei modi le informazioni a valore aggiunto estratte dai dati aziendali, è fondamentale usufruire di tool che permettano facilmente di arricchirli, rimodellarli e suggerire potenziali duplicati o il mancato rispetto di norme di compliance sulla loro qualità. In particolar modo ciò vale per tutti i dati di tipo anagrafico, oggi ad esempio fondamentali per costruire efficaci gerarchie di classificazione nei processi analitici decisionali per il proprio Business.

 

Esigenza del cliente:

 

Organizzare la creazione di una anagrafe unica digitale dei prodotti – Master Data Aree Vaste – tramite una piattaforma di Master Data Management. L’obiettivo strategico per il cliente era raggiungere una visione unica e di riferimento della realtà di Regione di riferimento dell’ente, in termini delle principali entità descriventi prodotti, soggetti, contratti e relazioni tra i medesimi, a partire da conoscenze distribuite nei sistemi informativi precedenti nelle attuali tre aree geografiche principali in cui era suddiviso il territorio regionale.

 

Obiettivi raggiunti:

 

IWS ha realizzato una soluzione stand-alone di migrazione qualitativa con gestione dei Master Data anagrafici, attraverso standardizzazioni, arricchimenti e deduplicazioni del dato, dove necessario.

La presa in carico del progetto ha previsto la ricognizione/rilevamento/esplorazione dei dati anagrafici oggetto dell’elaborazione. È stata fatta l’implementazione della soluzione richiesta su una piattaforma virtuale, le cui specifiche sono state decise al momento dell’esecuzione progettuale. Sono state impiegate adeguate operazioni di “Master Data Management” basate su tecniche di “data cleansing”, anche per “mera approssimazione” o “similitudine”, e non solo “per identità”.

Obiettivo primario del progetto è stato quindi dare al cliente la possibilità di massimizzare il riconoscimento univoco degli articoli, anche a prescindere dalla presenza di chiavi di ricerca sicure per l’identificazione delle entità, utilizzando tutte le informazioni presenti nei record disponibili.

L’Anagrafe Unica Prodotti risultante è così un’anagrafe centralizzata ed unificata che rappresenti le “più consistenti, migliori e complete informazioni disponibili”, quali:
• i Golden Records, con le informazioni certificate e scelte a partire dai Master Records;
• i dati sorgenti che fanno riferimento alla composizione dei Master Records, con le regole di arricchimento e standardizzazione che li derivano;
• le regole di matching e deduplicazione definite con le soglie di probabilità scelte per generare l’output, inclusa la documentazione che fosse necessaria.

Il software che è stato utilizzato per implementare la metodologia di Master Data Management nel progetto, così come per validare i risultati on line, è Semarchy xDM. Questa ricca, agile e robusta piattaforma ha completato l’offerta IWS attraverso una modalità SaaS inclusa come OEM nel progetto stesso.

Approfondisci tecnologia link: Semarchy 

Valore aggiunto:

IWS Consulting ha messo a disposizione per la realizzazione delle attività un team con esperienza consolidata nella gestione di progetti di integrazione dati, profilazione e qualità del dato, analytics. Il gruppo di lavoro, forte delle proprie competenze, ha interagito con attenzione in maniera proattiva con il cliente condividendo sviluppo delle regole di qualità del dato ed obiettivi, intraprendendo così un cammino comune verso il successo dell’iniziativa.

 

Possibili sviluppi futuri:

 

La metodologia applicata in questo progetto permette due evoluzioni fondamentali:
– La possibilità di iterare, istituendo un ciclo virtuoso atto a mantenere sempre alto il livello di qualità del dato, l’applicazione delle regole individuate potendo anche modificarle nella maniera più opportuna a seconda delle variazioni necessarie eventualmente nel tempo.
– La possibilità di scalare lo stesso tipo di procedimento, con le variazioni necessarie per altre realtà e problematiche dello stesso tipo, ad altri enti di supporto tecnico amministrativo regionali.

 

Read More
Redazione 10 Maggio 2018 0 Comments

Soluzione Lite del Content Flow Service per una azienda operante nel building.

CASE STUDY

Soluzione Lite del Content Flow Service per Todini Costruzioni Spa. per il protocollo informatico.

 

 

Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.

 

Esigenza del cliente:

Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.

 

Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.

 

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.

 

Valore aggiunto:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.

 

Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, permettendo una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.), ottenendo in dettaglio: nome dell’utente; data e ora; postazione di lavoro; tipo di operazione (inserimento / modifica / visualizzazione / cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

 

Il cliente dunque con questo sistema potrà effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora dalla mancata registrazione di un documento potesse venire meno un diritto di terzi. Gli utenti di protocollo di Todini registreranno in modo avalutativo i documenti che rivestono un valore giuridicoprobatorio. La registrazione dei documenti informatici firmati digitalmente sarà eseguita successivamente alla verifica da parte degli addetti del protocollo dell’autenticità e provenienza della firma stessa.

 

Il Responsabile assegnerà al documento l’RPA. L’informativa della registrazione sarà resa immediatamente disponibile in due modalità attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal Responsabile. I documenti informatici naturalmente potranno pervenire con le diverse modalità disponibili, come l’e-mail; tramite PEC, oppure su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.).

 

Read More
Redazione 5 Aprile 2018 0 Comments

L’Etiopia con gli occhi di un Senior Network Engineer

The time has finally come. You’ve poured your blood, sweat, and tears into your most recent content piece, and it’s ready to be packaged up and sent to the client to be pushed live. After a few final checks and only…

Read More
Redazione 6 Aprile 2017 0 Comments

GLPI per il Comune di Ravenna

GLPI per il Comune di Ravenna.

Il modello di Business Project Management nella Pubblica Amministrazione.

IWS Consulting srl e Teclib’ con GLPI Network hanno agevolato la digitalizzazione di alcuni processi organizzativi e amministrativi del Comune di Ravenna. IWS Consulting è una IT Advisory Company che offre servizi e soluzioni integrate a supporto dei processi strategici delle aziende sul territorio nazionale italiano, ma anche internazionale.

Nel caso del Comune di Ravenna, si è trattato nello specifico di un lavoro di installazione e configurazione dello strumento per la gestione del trouble ticketing GLPI, elaborando una configurazione dei flussi e dei relativi SLA (Service Level Agreement) associati, da implementare in GLPI.

Naturalmente IWS Consulting ha preso in carico l’assistenza tecnica per la risoluzione dei problemi e l’attività di formazione sull’utilizzo del nuovo gestionale.

L’attività di assistenza prevede che l’operatore dell’Help Desk IWS analizzi la richiesta e capisca se deve intervenire On Site o può procedere con assistenza da remoto. Il tecnico On Site valuta la tipologia di intervento da effettuare. Se l’intervento è pianificabile, l’operatore selezionerà la categoria “Intervento Pianificabile”: questa caratteristica del ticket, attraverso la configurazione delle Business Rules, fanno attivare lo SLA 02. Se l’intervento non è pianificabile, l’operatore selezionerà la priorità del ticket.

Ciò che caratterizza questa attività, non è il modello teorico alla base, ma una serie di azioni pratiche le quali hanno dato prova di essere funzionali se applicate ad una solida implementazione di IT Service Management di alto livello.

GLPI consente all’utente il facile e autonomo accesso ai propri servizi IT a supporto del proprio business. GLPI è progettato per gestire il parco Informatico: il CMBD è immediatamente integrato in GLPI il quale tiene traccia di tutti gli elementi dell’infrastruttura IT e le relazioni tra di essi, inclusi gli incidenti, i problemi, i known error, le RFC, etc…

GLPI consente di inserire in inventario diversi tipi di apparecchiature: PC, monitor, stampanti, software, versione BIOS o firmware, OS e validità licenze.

Un gestionale di alto livello unito alla consulenza di professionisti esperti nel settore IT TECH premette la diminuzione dei cosiddetti “incident” quindi il mantenimento di alti livelli nella qualità delle attività di business del cliente. La Knowledge Base di GLPI ha due obiettivi principali: il primo è quello di centralizzare procedure / soluzioni a diversi tecnici; il secondo è quello di fornire agli utenti informazioni (FAQ) permettendo loro di risolvere i problemi più semplici.

Read More
giordano 5 Luglio 2016 0 Comments