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Progetto di Document Management Strategy

Progetto di Document Management Strategy

IWS ha implementato un sistema di flussi documentali per un’importante azienda nazionale, leader nella progettazione e nella realizzazione di sistemi mission critical e nelle soluzioni per il Cloud Computing e la sicurezza dell’identità digitale.

 

IWS si è occupata, in particolare, di riprogettare il flusso documentale di vendita del Cliente, integrando la sua piattaforma documentale con il CRM aziendale.

 

E’ stato effettuato l’import della documentazione e dei processi presenti sui sistemi del Cliente all’interno della nuova piattaforma, basata completamente su interfaccia web responsive, pertanto adattabile a tutti i dispositivi mobile.

 

La possibilità di consultare la documentazione dei processi di vendita e di avviare workflow direttamente da qualsiasi device ha apportato maggiore flessibilità nello svolgimento del lavoro quotidiano, agevolando le attività anche fuori dall’ufficio.

 

FINALITA’ DEL PROGETTO:

 

La reingegnerizzazione dei workflow e l’impiego della nuova piattaforma hanno permesso di snellire i processi di vendita senza rischi di perdere il governo delle attività, accompagnando l’utente nel flusso approvativo, concentrando tutta la documentazione relativa al processo di vendita in fascicoli.

 

Il sistema di workflow progettato per il Cliente compila in automatico i documenti in base ai dati già presenti nei sistemi aziendali (ERP), a cui è connesso. Ogni attore del processo può verificare lo stato del processo stesso tramite un cruscotto web, può consultare i documenti anche in anteprima, conservare in maniera strutturata la documentazione e l’intero flusso approvativo per eventuali audit.

 

Nello specifico, come rappresentato nella immagine, il flusso si articola in diversi task – approvativi o di inserimento della documentazione.

 

VANTAGGI E BENEFICI:

 

  • Interfaccia web moderna e responsive;
  • Governo dei processi in ogni singolo passaggio;
  • Popolamento automatico dei fascicoli al susseguirsi dei task nel workflow;
  • Compilazione automatica dei documenti attraverso template aziendali sempre aggiornati;
  • Completa dematerializzazione del processo di vendita.

 

 

SCENARI FUTURI

 

I vantaggi ottenuti dalla realizzazione del progetto hanno convinto il Cliente che il tipo di approccio utilizzato e il modus operandi messo in atto possano contribuire realmente alla realizzazione di flussi lavorativi più snelli, veloci e puntuali. Lo scenario configurato, infatti, è quello di un progressivo coinvolgimento di altre aree aziendali nell’utilizzo dei workflow documentali.