IWS ha implementato un sistema di flussi documentali per un’importante azienda nazionale, leader nella progettazione e nella realizzazione di sistemi mission critical e nelle soluzioni per il Cloud Computing e la sicurezza dell’identità digitale.

IWS si è occupata, in particolare, di riprogettare il flusso documentale di vendita del Cliente, integrando la sua piattaforma documentale con il CRM aziendale.

E’ stato effettuato l’import della documentazione e dei processi presenti sui sistemi del Cliente all’interno della nuova piattaforma, basata completamente su interfaccia web responsive, pertanto adattabile a tutti i dispositivi mobile.

La possibilità di consultare la documentazione dei processi di vendita e di avviare workflow direttamente da qualsiasi device ha apportato maggiore flessibilità nello svolgimento del lavoro quotidiano, agevolando le attività anche fuori dall’ufficio.

FINALITA’ DEL PROGETTO:

La reingegnerizzazione dei workflow e l’impiego della nuova piattaforma hanno permesso di snellire i processi di vendita senza rischi di perdere il governo delle attività, accompagnando l’utente nel flusso approvativo, concentrando tutta la documentazione relativa al processo di vendita in fascicoli.

Il sistema di workflow progettato per il Cliente compila in automatico i documenti in base ai dati già presenti nei sistemi aziendali (ERP), a cui è connesso. Ogni attore del processo può verificare lo stato del processo stesso tramite un cruscotto web, può consultare i documenti anche in anteprima, conservare in maniera strutturata la documentazione e l’intero flusso approvativo per eventuali audit.

Nello specifico, come rappresentato nella immagine, il flusso si articola in diversi task – approvativi o di inserimento della documentazione.

VANTAGGI E BENEFICI:

• Interfaccia web moderna e responsive;
• Governo dei processi in ogni singolo passaggio;
• Popolamento automatico dei fascicoli al susseguirsi dei task nel workflow;
• Compilazione automatica dei documenti attraverso template aziendali sempre aggiornati;
• Completa dematerializzazione del processo di vendita.

SCENARI FUTURI

I vantaggi ottenuti dalla realizzazione del progetto hanno convinto il Cliente che il tipo di approccio utilizzato e il modus operandi messo in atto possano contribuire realmente alla realizzazione di flussi lavorativi più snelli, veloci e puntuali. Lo scenario configurato, infatti, è quello di un progressivo coinvolgimento di altre aree aziendali nell’utilizzo dei workflow documentali.

CASE STUDY

CFS – Soluzione di Gestione Documentale per la Consulenza del Lavoro

Il cliente, uno studio specializzato nella consulenza del lavoro, ha manifestato l’esigenza di riorganizzare la propria gestione documentale a partire dall’implementazione di un sistema on cloud che potesse accogliere la documentazione digitale prodotta e scambiata nel corso delle attività di lavoro.

FINALITÀ DEL PROGETTO

I nostri specialisti hanno effettuato un’analisi finalizzata alla produzione di una struttura logica di riferimento per l’organizzazione dell’archivio digitale dei contenuti, che avesse come caratteristiche principali la flessibilità, la facile consultabilità e la veloce fruizione da parte dei referenti dello studio, nonché rispondente alle esigenze lavorative definite precedentemente.

La struttura realizzata rappresenta l’archivio dello studio, i fascicoli dentro cui confluisce la documentazione del cliente, consultabile sempre e ovunque perché On Cloud.

VANTAGGI E BENEFICI

L’obiettivo realizzato è stato quello di fornire una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa, rapida da gestire e che abbia un costo contenuto.

Con il Content Flow Service è possibile migliorare la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e alla protocollazione dei documenti; con la tranquillità di non dover cambiare successivamente sistema in quanto il Content Flow Service si adatta all’aumento del volume dei documenti prodotti.

Modernization of Data analysis

of Diego Facchini, IT Director HSE24 Spa. and Marco Ragogna, Head of Pre Sales Iws Consulting srl.

Case History presented at Knime Spring Summit 2019, Berlin 18-22 March 2019

IWS Consulting is an Italian advisory company running efficiently a business unit dealing with Data warehouse, analytics and Big data projects since 4 years. HSE24 is a best of breed company in the retail television market. Originally grewn up in Germany, in this last decade has opened branches in many european country. Among them, HSE24 Italy is active since seven years, with a brilliant every year overachievement in expected sales that set HSE24 high in the chart of the most market interesting companies.

During this last year HSE24 Italy felt the need to address in a more rationalized way their approach to Data Analysis. Their previous existing environment suffered from stratification of different processes being implemented separately, and had several pains focused on specific elements like performances for final user, the need for a better organization of data governance and to respect new compliance rules for master data; furthermore there was a big push to reorder the business logic for the data integration flows and the deduplication of the relational entities involved in the environment.

Case History:

A new Data Analysis solution was redefined, designed and implemented, in order to not only have a more rationalized environment but also to be ready to move the focus of the platform from operational and descriptive analytics to a more statistical approach, the use of predictive analytics and machine learning. Knime Analytics Platform and Server were used as core element technology for the new implementation.

Added to IWS consulting methodologies and best practices, the final result brought a large number of benefits like:

– minus 30% reduced number of data jobs

– minus 40% on deduplication of preexisting entities

– minus 25% data integration and preparation execution timing

– satisfy the GDPR Compliance

– improve definitely the architecture of the solution

– ensure better performances to final users

Developement processes and deploying to production were managed through iterative ‘agile’ working cycles, combining in a single workgroup customer business knowledge and advisory consulting processes implementation. The new environment is now used for all the initiatives focused on prediction and machine learning.

Next steps:

More projects are starting over to improve business perspective for HSE24, covering all the main aspects of Bayesian statistics and machine learning, with many more use cases in roadmap. The latest initiatives focus on Market Basket Analysis, Unsupervised clustering compared to predefined clusters for Customers, prediction and classification for Programming, Buying and Sales.

CASE STUDY

Titolo: Creazione dei flussi per la gestione della fatturazione elettronica, ciclo attivo e passivo, a norma e on Cloud.

Il progetto seguito dal team di Iws Consulting ha previsto la realizzazione di workflow per la gestione delle fatture elettroniche tra imprese private e la conservazione elettronica a norma. Per raggiungere questo obiettivo abbiamo proposto il nostro framework Content Flow Service, nella versione “Business”, con i suoi moduli di consulenza di processo (Records Management Layer) e di configurazione prodotto (Content Flow Service powered by Arxivar).

Esigenza del cliente:

Il cliente ha espresso l’esigenza di gestire in maniera digitale e automatizzata i processi di fatturazione attiva e passiva, comprensivi della gestione dei libri contabili attraverso un flusso che includesse anche la conservazione a norma on Cloud.

Per il cliente abbiamo gestito, organizzato e digitalizzato i seguenti volumi di fatturazione annuali:

• circa 60.000 fatture attive, di cui 12.575 verso l’Italia e il resto verso Paesi esteri;
• circa 15.000 fatture passive.

Di seguito il workflow per la fatturazione attiva e passiva:

Obiettivi raggiunti:

Tutti i requisiti del cliente sono stati realizzati, ma la vera sfida è stata quella di dover gestire anche i caratteri internazionali come ad esempio gli ideogrammi cinesi.

Valore aggiunto:

La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole, in termini di costi e di tempi, dovuto alla maggiore efficienza dei processi. Il valore aggiunto della soluzione proposta è stato nel proporre non solo il vantaggio dell’automazione del processo di gestione e conservazione delle fatture, ma nell’ottimizzazione dei processi stessi consolidata nella fase consulenziale, propedeutica ad ogni nostro progetto di gestione documentale. Il vantaggio del Content Flow Service è la completezza del framework che unisce la consulenza al prodotto, garantendo soluzioni tecnologiche basate sulla qualità delle competenze sulle norme e sulle procedure della gestione documentale in ogni suo aspetto.

CASE STUDY

Soluzione Business del Content Flow Service per settore automotive.

Iws Consulting ha realizzato la digitalizzazione di un flusso molto importante per l’area vendita del settore automotive.

Finalità del progetto

Dematerializzazione integrale del flusso di vendita in tutte le sue componenti di processo e documentali. Creazione del “Fascicolo digitale di vendita” contenente tutti i documenti relativi al flusso, con eventuali partizioni interne come, per esempio, il “sottofascicolo digitale del finanziamento”. Attivazione di automatismi nel flusso di lavoro mediante strumenti avanzati per l’approvazione di fasi di processo, uso della firma elettronica o digitale, archiviazione automatica dei documenti.

Vantaggi e benefici:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e protocollo dei documenti. E nel dettaglio:

• Eliminazione completa, o riduzione del numero, di stampe e di copie cartacee prodotte a uso interno;

• Valorizzazione dei sistemi gestionali già in uso mediante connettori con il sistema di gestione documentale e BPM della soluzione che sarà implementata;

• Introduzione del concetto di pratica elettronica;

• Maggiore rapidità e facilità nello svolgimento del lavoro ordinario;

• Certezza del dato in termini di originalità, integrità, immodificabilità, autenticità, leggibilità e recupero nel tempo;

• Tutela della privacy sotto ogni aspetto e per ogni attore del processo interessato;

• Coordinamento integrato tra gli Uffici e gli Attori coinvolti in una logica di processo con competenze, tempistiche e modalità definite;

• Introduzione di strumenti elettronici avanzati come firme elettroniche e/o digitali, processi autorizzativi/di rifiuto;

• Controllo delle tempistiche di attività secondo una logica di task e di carico di lavoro;

• Costituzione di un “archivio digitale”;

• Rapidità e certezza nel reperimento delle informazioni ricercate;

• Standardizzazione del processo di vendita dal preventivo alla consegna della vettura.

La Gestione Dell’Informazione e dei documenti:

Fascicolo digitale

Documenti e informazioni inerenti a una stessa pratica di vendita dell’autoveicolo (offerte, documenti personali, contratti, fatture, mail, etc.) sono organizzati in un fascicolo fruibile da tutti gli utenti interessati secondo precisi diritti di accesso (es. Commerciale, amministrazione, officina, agenzie esterne, etc.).

Archiviazione

Qualsiasi documento, anche proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.), può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e PEC. La soluzione permette inoltre l’acquisizione tramite scansione di documenti cartacei.

La pratica di vendita

La soluzione permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di un autoveicolo (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente). Un fascicolo digitale contiene tutti i documenti acquisiti (contratto, documenti personali, pagamento, libretto di circolazione, etc.), e viene gestito tramite task sulla “scrivania virtuale” degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate secondo logica di processo.

Esempio di WorkFlow sul processo di Vendita:

CASE STUDY

Creazione di un’anagrafe unica digitale dei prodotti, con analisi e correzione degli errori grazie a regole di Master Data Management.

Iws Consulting ha realizzato un progetto di Master Data Management per un Ente di supporto tecnico-amministrativo regionale dedicato a servizi sanitari.

Per gestire nel migliore dei modi le informazioni a valore aggiunto estratte dai dati aziendali, è fondamentale usufruire di tool che permettano facilmente di arricchirli, rimodellarli e suggerire potenziali duplicati o il mancato rispetto di norme di compliance sulla loro qualità. In particolar modo ciò vale per tutti i dati di tipo anagrafico, oggi ad esempio fondamentali per costruire efficaci gerarchie di classificazione nei processi analitici decisionali per il proprio Business.

Esigenza del cliente:

Organizzare la creazione di una anagrafe unica digitale dei prodotti – Master Data Aree Vaste – tramite una piattaforma di Master Data Management. L’obiettivo strategico per il cliente era raggiungere una visione unica e di riferimento della realtà di Regione di riferimento dell’ente, in termini delle principali entità descriventi prodotti, soggetti, contratti e relazioni tra i medesimi, a partire da conoscenze distribuite nei sistemi informativi precedenti nelle attuali tre aree geografiche principali in cui era suddiviso il territorio regionale.

Obiettivi raggiunti:

IWS ha realizzato una soluzione stand-alone di migrazione qualitativa con gestione dei Master Data anagrafici, attraverso standardizzazioni, arricchimenti e deduplicazioni del dato, dove necessario.

La presa in carico del progetto ha previsto la ricognizione/rilevamento/esplorazione dei dati anagrafici oggetto dell’elaborazione. È stata fatta l’implementazione della soluzione richiesta su una piattaforma virtuale, le cui specifiche sono state decise al momento dell’esecuzione progettuale. Sono state impiegate adeguate operazioni di “Master Data Management” basate su tecniche di “data cleansing”, anche per “mera approssimazione” o “similitudine”, e non solo “per identità”.

Obiettivo primario del progetto è stato quindi dare al cliente la possibilità di massimizzare il riconoscimento univoco degli articoli, anche a prescindere dalla presenza di chiavi di ricerca sicure per l’identificazione delle entità, utilizzando tutte le informazioni presenti nei record disponibili.

L’Anagrafe Unica Prodotti risultante è così un’anagrafe centralizzata ed unificata che rappresenti le “più consistenti, migliori e complete informazioni disponibili”, quali:
• i Golden Records, con le informazioni certificate e scelte a partire dai Master Records;
• i dati sorgenti che fanno riferimento alla composizione dei Master Records, con le regole di arricchimento e standardizzazione che li derivano;
• le regole di matching e deduplicazione definite con le soglie di probabilità scelte per generare l’output, inclusa la documentazione che fosse necessaria.

Il software che è stato utilizzato per implementare la metodologia di Master Data Management nel progetto, così come per validare i risultati on line, è Semarchy xDM. Questa ricca, agile e robusta piattaforma ha completato l’offerta IWS attraverso una modalità SaaS inclusa come OEM nel progetto stesso.

Approfondisci tecnologia link: Semarchy 

Valore aggiunto:

IWS Consulting ha messo a disposizione per la realizzazione delle attività un team con esperienza consolidata nella gestione di progetti di integrazione dati, profilazione e qualità del dato, analytics. Il gruppo di lavoro, forte delle proprie competenze, ha interagito con attenzione in maniera proattiva con il cliente condividendo sviluppo delle regole di qualità del dato ed obiettivi, intraprendendo così un cammino comune verso il successo dell’iniziativa.

Possibili sviluppi futuri:

La metodologia applicata in questo progetto permette due evoluzioni fondamentali:
– La possibilità di iterare, istituendo un ciclo virtuoso atto a mantenere sempre alto il livello di qualità del dato, l’applicazione delle regole individuate potendo anche modificarle nella maniera più opportuna a seconda delle variazioni necessarie eventualmente nel tempo.
– La possibilità di scalare lo stesso tipo di procedimento, con le variazioni necessarie per altre realtà e problematiche dello stesso tipo, ad altri enti di supporto tecnico amministrativo regionali.

CASE STUDY

Soluzione Lite del Content Flow Service per Todini Costruzioni Spa. per il protocollo informatico.

Iws Consulting ha realizzato l’applicazione pratica per Todini Costruzioni S.p.A. automatizzando in pochi giorni l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza.

Esigenza del cliente:

Il cliente aveva la necessità di dematerializzare il Registro del Protocollo, nello specifico l’attività di registrazione di protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita, in modalità digitale e su supporto analogico.

Dopo aver analizzato l’organizzazione aziendale della Todini Costruzioni, si è preferito un approccio di graduale processo di informatizzazione delle attività di protocollazione e dei flussi documentali collegati, dunque il modello organizzativo proposto, totalmente centralizzato, è risultato il più idoneo per una efficiente gestione documentale interna. Successivamente, quando si renderà necessaria un’estensione dell’analisi ai flussi documentali gestiti dai cantieri, si potrà prendere in considerazione un’eventuale revisione del modello proposto.

Il cliente è rimasto soddisfatto delle funzionalità e della flessibilità della piattaforma che copre tutti i requisiti richiesti e individuati durante l’analisi archivistica. Lo sviluppo della piattaforma permette non solo una estrema customizzazione, ma soprattutto la gestione autonoma delle attività da parte del cliente dopo aver usufruito della assistenza per la configurazione iniziale del sistema e della formazione erogata direttamente dal personale specializzato di IWS. Quello che caratterizza lo sviluppo della piattaforma è il Records Management Layer, anello di congiunzione per la messa in opera del Framework Content Flow Service. Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene inserito in un database.

Valore aggiunto:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale partendo dall’automatizzazione dei processi, archiviando i documenti e infine protocollando la posta.

Il cliente non ha implementato solo un sistema tecnologicamente innovativo ed automatizzato, ma una metodologia di lavoro, analisi metadati, dati e processi documentali. L’evoluzione della gestione delle informazioni aziendali, integrata all’analisi dei processi. La rappresentazione dello strato semantico evolutivo, metodologico e normativo.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, permettendo una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.), ottenendo in dettaglio: nome dell’utente; data e ora; postazione di lavoro; tipo di operazione (inserimento / modifica / visualizzazione / cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

Il cliente dunque con questo sistema potrà effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora dalla mancata registrazione di un documento potesse venire meno un diritto di terzi. Gli utenti di protocollo di Todini registreranno in modo avalutativo i documenti che rivestono un valore giuridicoprobatorio. La registrazione dei documenti informatici firmati digitalmente sarà eseguita successivamente alla verifica da parte degli addetti del protocollo dell’autenticità e provenienza della firma stessa.

Il Responsabile assegnerà al documento l’RPA. L’informativa della registrazione sarà resa immediatamente disponibile in due modalità attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal Responsabile. I documenti informatici naturalmente potranno pervenire con le diverse modalità disponibili, come l’e-mail; tramite PEC, oppure su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.).

CASE STUDY

Il rinnovo tecnologico di un parco server: la soluzione iperconvergente.

Da un’architettura obsoleta e complessa ad una soluzione iperconvergente che potrà garantire affidabilità, scalabilità e risparmio, con performances elevate.

Esigenza del cliente:

Presso il cliente è stata evidenziata l’esigenza di rinnovo tecnologico del parco server composto da macchine obsolete con lo scopo di aumentare la ridondanza e le performance dei servizi erogati dal Datacenter interno.

E’ stato proposto al cliente un sistema basato su server Lenovo System x3650 M5, che integra il software di virtualizzazione SANSymphony di DataCore. Questa soluzione rappresenta l’ultimo importante passo di Lenovo nel guidare l’utente utilizzatore all’adozione di tecnologia Data Center software-defined, con vantaggi come: maggiore agilità e significativi risparmi economici.

Obiettivi raggiunti:

L’attività è stata sviluppata con grande professionalità, ottenendo un risultato vincente. Dunque l’architettura obsoleta e complessa è stata sostituita con una soluzione iperconvergente che potrà garantire affidabilità, scalabilità e risparmio a lungo termine, con performance estremamente elevate.

Fondamentale l’apertura del cliente, che è stato in grado di percepire quanto fosse importante avere un sistema che garantisse i processi interni nonché l’attività operativa quotidiana. La risposta è stata la Soluzione Software-Defined e Infrastruttura Iper-convergente di DataCore.

Valore aggiunto:

IWS è partner certificato sia di DataCore che di Lenovo, condizione indispensabile per poter offrire installazioni garantite, nonché una adattabilità dei tecnici esperti ad operare in ambienti misti, capaci di praticare la migrazione dei servizi senza bloccare l’operatività quotidiana degli utenti utilizzatori.

DataCore è una soluzione compatta e ad alte prestazioni che minimizza il numero di server  necessari per supportare la disponibilità continua nella memorizzazione delle risorse, riducendo enormemente TCO e complessità.

Inoltre grazie alla stretta collaborazione con questi partner tecnologici coinvolti nel progetto, Iws Consulting riesce a garantire al cliente un’assistenza veloce e diretta, per un lungo periodo di tempo.

Possibili sviluppi:

Il cliente ha richiesto una proposta per l’assistenza client/server per i prossimi 5 anni e una offerta anche per la sostituzione degli apparati Network.