di Giuseppe Virgallita

Smart working e privacy sono tra i temi più discussi di questo periodo, complice la pandemia da Covid-19 che ha stravolto le modalità di lavoro.

In termini pratici si tratta di una modalità lavorativa per la quale i lavoratori operano da una sede diversa da quella legale. Lo smart working sembra essere la novità del 2020, tuttavia in passato era già stato utilizzato da alcune aziende. Oggi si rivolge per lo più ad attività di natura impiegatizia. Utile a conciliare e bilanciare lo stile e le aspettative di vita con il lavoro, rappresenta un benefit per il lavoratore e una strategia di ottimizzazione per l’azienda.

Smart Working e Privacy

Lo smart working è diventata una modalità capace di garantire la continuità lavorativa pur permettendo ai lavoratori di restare nelle proprie abitazioni. Ciò riduce le possibilità di contagio e permette all’azienda una più efficace applicazione dei protocolli di sicurezza.

L’azienda deve fornire precise e puntuali istruzioni sullo smart working.

Dalla predisposizione dell’ambiente di lavoro alla sicurezza, del lavoratore e dell’azienda.

Una delle problematiche poste dallo smart working concerne il tema della privacy dei dati, dunque è opportuno inquadrarne i riferimenti normativi e delle linee guida.

La Legge del 22 maggio 2017 n.81 “Misura per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” ha introdotto il regolamento formale sullo smart working.

In questo contesto, il tema della privacy e della riservatezza dei dati personali assume particolare preminenza sia per il lavoratore, sia per l’impresa. Quest’ultima tende a rinunciare ad una parte del suo potere ispettivo e di controllo divenendo, così, un soggetto particolarmente vulnerabile ad attacchi da parte di hacker esterni, tanto da ritenere irrinunciabile una più penetrante e incisiva collaborazione con gli smart workers, chiamati ad adottare una condotta attenta e  più diligente circa la custodia, l’utilizzo e la tutela dei dati trattati.

Ecco gli accorgimenti fondamentali da seguire:

1. Predisposizione di una efficiente policy aziendale recante una serie di elementi essenziali che rispondano agli obblighi di informativa facenti capo al datore di lavoro. Il datore deve indicare le specifiche linee guida di comportamento per garantire la puntuale esecuzione della prestazione lavorativa, nel rispetto dei parametri di sicurezza. Inoltre, l’azienda deve suggerire accorgimenti e regole per l’utilizzo degli strumenti di lavoro, gestione di password, protezione di file e documenti, e l’utilizzo di Internet e della posta elettronica. Deve, inoltre, indicare in maniera esplicita le conseguenze disciplinari in caso di violazione delle regole di comportamento , e le modalità di conservazione dei relativi dati.
2. Valutazione preventiva, in alcuni casi tassativamente obbligatoria, di impatto sulla protezione dei dati, ai sensi dell’art. 35 GDPR. Dunque, la predisposizione di una procedura che descriva i trattamenti dati effettuati in termini di natura, ambito, contesto, finalità e rischi. Ciò è utile per valutarne la necessità, la proporzionalità e i rischi relativi, al fine di adottare tutte le misure di sicurezza idonee ad affrontarli.
3. Predisposizione di una procedura specifica in caso di “data breach”, ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR. I lavoratori ne devono essere informati per dare tempestiva informazione nel caso in cui si verifichi una violazione dei dati personali.
4. Predisposizione e redazione di una adeguata informativa sulla privacy, aderente ai dettami degli artt. 12 e 13 GDPR, da fornire al singolo lavoratore circa il trattamento dei suoi dati personali.

Dunque, il lavoro agile è stato caratterizzato dall’applicazione di regole basate sulla buona fede, più che su parametri normativi precisi.

Il dialogo continuo e costante dovrà essere alla base dello smart working. Affinché diventi una soluzione per il lavoratore e l’azienda senza rinunciare alla sicurezza e alla protezione dei dati aziendali.