CASE STUDY

Soluzione Business del Content Flow Service per settore automotive.

Iws Consulting ha realizzato la digitalizzazione di un flusso molto importante per l’area vendita del settore automotive.

Finalità del progetto

Dematerializzazione integrale del flusso di vendita in tutte le sue componenti di processo e documentali. Creazione del “Fascicolo digitale di vendita” contenente tutti i documenti relativi al flusso, con eventuali partizioni interne come, per esempio, il “sottofascicolo digitale del finanziamento”. Attivazione di automatismi nel flusso di lavoro mediante strumenti avanzati per l’approvazione di fasi di processo, uso della firma elettronica o digitale, archiviazione automatica dei documenti.

Vantaggi e benefici:

L’idea è quella di dare una soluzione affidabile, facile da implementare nei processi aziendali di una piccola e media impresa e/o organizzazione, rapida da gestire, con un costo contenuto. Con il Content Flow Service si migliora la gestione del Business aziendale, dall’automatizzazione dei processi, fino all’archiviazione e protocollo dei documenti. E nel dettaglio:

• Eliminazione completa, o riduzione del numero, di stampe e di copie cartacee prodotte a uso interno;

• Valorizzazione dei sistemi gestionali già in uso mediante connettori con il sistema di gestione documentale e BPM della soluzione che sarà implementata;

• Introduzione del concetto di pratica elettronica;

• Maggiore rapidità e facilità nello svolgimento del lavoro ordinario;

• Certezza del dato in termini di originalità, integrità, immodificabilità, autenticità, leggibilità e recupero nel tempo;

• Tutela della privacy sotto ogni aspetto e per ogni attore del processo interessato;

• Coordinamento integrato tra gli Uffici e gli Attori coinvolti in una logica di processo con competenze, tempistiche e modalità definite;

• Introduzione di strumenti elettronici avanzati come firme elettroniche e/o digitali, processi autorizzativi/di rifiuto;

• Controllo delle tempistiche di attività secondo una logica di task e di carico di lavoro;

• Costituzione di un “archivio digitale”;

• Rapidità e certezza nel reperimento delle informazioni ricercate;

• Standardizzazione del processo di vendita dal preventivo alla consegna della vettura.

La Gestione Dell’Informazione e dei documenti:

Fascicolo digitale

Documenti e informazioni inerenti a una stessa pratica di vendita dell’autoveicolo (offerte, documenti personali, contratti, fatture, mail, etc.) sono organizzati in un fascicolo fruibile da tutti gli utenti interessati secondo precisi diritti di accesso (es. Commerciale, amministrazione, officina, agenzie esterne, etc.).

Archiviazione

Qualsiasi documento, anche proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.), può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e PEC. La soluzione permette inoltre l’acquisizione tramite scansione di documenti cartacei.

La pratica di vendita

La soluzione permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di un autoveicolo (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente). Un fascicolo digitale contiene tutti i documenti acquisiti (contratto, documenti personali, pagamento, libretto di circolazione, etc.), e viene gestito tramite task sulla “scrivania virtuale” degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate secondo logica di processo.

Esempio di WorkFlow sul processo di Vendita: