La figura del Records Manager esiste da sempre in quanto connaturata all’esigenza di ogni società di trasmettere memoria nel tempo e nello spazio di fatti o atti più o meno giuridicamente rilevanti, assicurando loro l’opportuna evidenza documentale.

Ma il Records Manager in accezione moderna chi è e di cosa si occupa?

Ha risposto alle nostre domande la Dott.ssa Francesca Blasetti, che ricopre il ruolo di Records Manager nella AB-Archivibiblioteche, società da sempre attenta all’evoluzione dell’approccio alla gestione documentale e partner di Iws sui progetti di Document Management.

Quando nasce storicamente la figura del Records Manager e quante evoluzioni ha subito nel corso del tempo in riferimento al mercato italiano?

Questa professione è una evoluzione della tradizionale figura dell’“archivista”, termine che richiama il ruolo che svolgevano gli addetti alle cancellerie degli Stati d’ancien régime o le figure dei notai, detentori della fides pubblica, cui nel medioevo e nella prima età moderna molte istituzioni avevano affidato la gestione e tenuta del proprio archivum. Pensiamo poi all’età napoleonica alla quale si deve la diffusione di strumenti tuttora usati per l’organizzazione dei moderni sistemi documentali, quali il registro di protocollo e il titolario di classificazione.

A partire dalla seconda metà del ‘900 la figura dell’archivista, almeno in Italia, ha subito un progressivo ridimensionamento in termini di valore socio-culturale e attenzione legislativa. Innanzitutto l’archivista è stato sempre più relegato alla gestione della fase storica degli archivi, associato unicamente a una funzione storico-culturale. Ne è derivata una totale disattenzione per la fase corrente del patrimonio documentario degli enti, all’interno dei quali spesso gli archivi sono divenuti luoghi dove relegare personale privo di una preparazione specifica.

Solamente a partire dalla fine degli anni ‘90, grazie al diffondersi all’interno degli enti pubblici e privati delle tecnologie informatiche per la produzione e gestione dei documenti, l’archivista ha cominciato a recuperare il ruolo cruciale che effettivamente gli spetta: dapprima solo sulla carta, mediante l’emanazione di norme, prima fra tutte il TU sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445/2000), che rendevano obbligatorio per gli enti pubblici l’affidamento del sistema per la gestione informatica dei documenti a una figura dotata di idonea professionalità tecnico archivistica, successivamente anche nei fatti. Infatti, una volta sperimentato sul campo che l’informatica da sola non basta a risolvere tutte le problematiche legate alla formazione, gestione e conservazione dei documenti nativi digitali o digitalizzati, l’archivista è tornato ad essere una figura di riferimento per la progettazione di sistemi documentali efficienti e sicuri, l’archivista si è trasformato in Records Manager.

Nella digital transformation di cui tutti ora parlano che ruolo occupa questa figura?

Occupa un ruolo cruciale nella misura in cui si è consapevoli che la digital transformation non consiste solamente in un adeguamento tecnologico, ma anche e soprattutto in una semplificazione dei processi che vi sono sottesi e che devono continuare ad essere opportunamente documentati. Il Records Manager è quella figura specialistica che deve essere necessariamente coinvolta nella riorganizzazione dei processi aziendali, in quanto capace di analizzare e ripensare la ricaduta documentale di tali processi, assicurando la disponibilità nel tempo di documenti affidabili e il recupero efficiente e funzionale della completezza informativa di ogni processo.

Da quanto tempo ricopri questo ruolo e che preparazione hai dovuto affrontare?

Sono quasi 10 anni che svolgo per la mia azienda questo ruolo. Dopo la laurea ho frequentato la scuola di specializzazione di durata biennale in archivistica, paleografia e diplomatica dell’Archivio di Stato di Roma. Negli anni ho frequentato diversi corsi di formazione e aggiornamento universitari su tematiche specifiche legate alla gestione documentale. Fondamentale poi la formazione continua, che nella mia azienda è costantemente stimolata.

Quale è stato il progetto più entusiasmante al quale hai partecipato?

Non sono in grado di individuare un progetto più entusiasmante di altri. Ogni progetto è diverso dall’altro non solo per le finalità, ma anche per i differenti contesti in cui di volta in volta ci si trova ad operare: da progetti pluriennali volti alla dematerializzazione di intere serie documentali e dei relativi processi, a interventi di consulenza per la ridefinizione del workflow documentale di procedimenti amministrativi complessi; dalla definizione dell’intero corpus procedurale a governo del sistema documentale alla redazione di strumenti che fissano i tempi di conservazione della documentazione prodotta da un ente. E’ proprio questo uno degli aspetti più belli della mia professione: non è routinaria, non ci si annoia mai!

Quale è l’aspetto più importante che lega il record management all’informatica?

Credo che l’aspetto più importante sia l’apporto fornito al fine di assicurare la conservazione dei documenti digitali, la long term preservation, che è ad oggi uno degli aspetti più complessi e insidiosi dei sistemi documentali informatici, soprattutto se si comprende come la conservazione non consista in una banale, per quanto complessa, manutenzione di file. La conservazione di documenti amministrativi informatici, infatti, comporta la conservazione di tutte quelle informazioni sui documenti (metadati) in grado di restituire la complessità del loro contenuto informativo, derivante in primis dall’esplicitazione del contesto giuridico-procedimentale di produzione, a garanzia dell’autenticità dei documenti stessi.